La organización de un viaje corporativo implica muchas variables que hacen que la inversión de recursos se vea optimizada, o no. Sabemos que la gestión del tiempo es el factor clave para conseguir unas condiciones económicas ideales: hay que jugar con él en función del servicio al que nos enfrentamos, a veces anticipándonos y otras reservando a última hora para encontrar las mejores ofertas.
Más allá de este equilibrio entre tiempo y oferta, tema que ya hemos tratado anteriormente, existen consejos prácticos que pueden aplicarse fácilmente y conseguirán optimizar los gastos de un viaje corporativo, e incluso el tiempo de estancia en el destino.
Definir objetivos
Parece algo elemental, pero no siempre se lleva a cabo. Definir claramente los objetivos antes de realizar un viaje corporativo es algo que debe realizarse en el momento en el que se plantea dicho desplazamiento.
A veces, puede ser prescindible y sustituido por una videoconferencia; también se trata de que asista el personal estrictamente necesario para cumplir con esos objetivos. Esta dinámica de definición de objetivos nos llevará a optimizar tiempos, a ser más efectivos en nuestro trabajo y, en consecuencia, se optimizarán costes. Por el contrario, también puede ser mucho más eficiente y provechoso organizar una visita presencial, cara a cara, que puede evitar interminables emails y llamadas telefónicas con su consiguiente pérdida de tiempo. Con el trato personal y la oportunidad de explicar las cuestiones in situ, incluso con la ayuda de material pictográfico, los temas pueden quedar mucho más claros.
Convenios con aerolíneas y cadenas hoteleras
Más allá de comparadores de precios y buscadores masivos que, desde luego, son una herramienta de gran ayuda para pequeñas y medianas empresas; las grandes compañías cuentan con más opciones para optimizar gastos en transporte y alojamiento. La principal son los convenios que implican tarifas negociadas. Estos vínculos pueden posibilitar el acceso a muchos beneficios, el principal: precios más competitivos. Sin embargo, siempre es recomendable revisar las ofertas existentes en cada momento y en cada compañía vía comparadores.
Analizar el calendario
Todos sabemos que es más caro viajar en unas fechas que en otras, e incluso en un momento del día u otro; de hecho, es una cuestión que solemos tener en cuenta a la hora de organizar nuestros viajes personales, pero ¿qué ocurre con los viajes corporativos?
Para empezar, es conveniente averiguar si la ciudad de destino tiene planificada alguna feria u evento importante que pueda encarecer de forma significativa tanto los vuelos como los alojamientos. En la medida de lo posible hay que evitar viajar en esas fechas.
Si la distancia es corta, puede tener más sentido viajar por la mañana y volver por la tarde. Así se ahorran gastos de alojamiento y el viajero puede volver antes a casa.
Contar con una herramienta de gestión de gastos
Todos estos consejos contribuirán notablemente a una optimización de los gastos vinculados a viajes corporativos. Además, unidos a una política de viajes bien definida y a una correcta gestión de los gastos mediante, por ejemplo, el uso de una Travel Account, conseguirán optimizar los gastos del viaje corporativo, así como los tiempos de gestión del mismo.