Hoy profundizamos en este tipo de viajes de trabajo de la mano de expertos en la materia. Hemos conversado con Montserrat Feliu, socia-directora de Feliu N&I, consultoría especializada en la internacionalización de pequeñas y medianas empresas. Anticipación y análisis son las claves para que el proyecto y la experiencia sean un éxito. Y por supuesto, que la compañía no deje de lado su responsabilidad de protección sobre el trabajador.
Si hablamos de viaje de negocios, viaje de empresa, viaje de trabajo o viaje corporativo, muy probablemente te venga a la cabeza un viaje de unos días de duración, en el que habrá reuniones, se visitará a clientes o partners, se acudirá a la delegación de nuestra compañía en la ciudad destino, se asistirá a una feria o congreso, etc.
Pero, ¿Qué ocurre con aquellos desplazamientos que por trabajo nos llevan al extranjero por períodos de media o larga duración (más de seis meses, un año, dos o más años)? Estos viajes son de expatriación. ¿Estás familiarizado con este concepto? Si no es así, tranquilo. Un trabajador expatriado es el que presta servicios de forma temporal o permanente para la empresa fuera de su país de origen. Se trata de un término que se usa de forma común en el caso de las empresas que envían a sus profesionales a sus delegaciones en el extranjero.
Así, este tipo de viajes contempla ciertas particularidades que los hacen diferir en algunos aspectos de los viajes de negocios al uso.
A la hora de gestionar este tipo de desplazamientos, lo más importante es la anticipación, “disponer de toda la información relacionada con el desplazamiento lo antes posible para analizar los aspectos clave a tener en cuenta en el ámbito laboral, migratorio y fiscal”. Así lo asegura Montserrat Feliu, socia-directora de Feliu N&I. Desde la consultoría subrayan que, de forma especial, en el caso de expatriaciones fuera de la Unión Europea, “en el ámbito migratorio, se suele requerir de visados cuya obtención requiere del cumplimiento de requisitos y documentación, y cuya solicitud y tramitación conlleva cierto tiempo”.
Asimismo, en los casos de impatriación, desde Feliu N&I destacan también como esencial que el empleado encargado del proyecto conozca de antemano “el período de desplazamiento, funciones a realizar, perfil del profesional a impatriar y situación familiar, entre otros temas, para poder determinar con antelación los aspectos migratorios y si se requiere de autorización de residencia y de trabajo”.
En el caso de desplazamientos dentro de la Unión Europea, la normativa legal y migratoria exige menos requisitos, lo que acorta los plazos.
Otro aspecto muy importante a tener en cuenta es el plano fiscal. El desplazamiento de un trabajador por motivos de expatriación tiene implicaciones fiscales tanto para la empresa como para el trabajador. Montserrat Feliu señala que en este sentido es muy importante “analizar con detalle la casuística individual de cada desplazamiento, es decir, analizar caso por caso las implicaciones y gestiones a realizar tanto por la empresa como por el propio trabajador, tanto en el país de origen como en el país de destino”.
Viajes de negocios, expatriación y familia
Si tenemos que estar un par de años residiendo fuera de nuestro país, no solo tendremos ‘morriña’ de nuestra tierra, sino también, y en mayor medida, de nuestra gente.
En general, “el desplazamiento con familia es más complejo”, apuntan desde Feliu N&I. No obstante, destacan que haciendo un buen análisis preliminar y anticipándose a los deadlines de salida, no existen inconvenientes insalvables en ningún aspecto desde el punto de vista legal, fiscal o migratorio.
Es decir, es cuestión de papeleo, que con más o menos agilidad se resolverá. Aquí lo que resulta determinante es atender a la adaptación de la familia al país de destino. En este punto, la compañía no debe ni puede desentenderse. Según Feliu, “la empresa debe establecer un canal de comunicación permanente con los desplazados”.
Y para quienes su mascota es su familia, es primordial analizar previamente la normativa del país de destino en cuanto a la introducción de animales dentro de sus fronteras.
¿Y si pasa algo?
Ningún viaje está exento de la posibilidad de sufrir cualquier percance. ¡Más aún si la duración es de meses o años! Así, en un desplazamiento por expatriación, es importante tener presente que se ha de cumplir con todas las normativas, tanto las correspondientes al país de origen como las que corresponden al país de destino.
En este aspecto “es importante contar con los seguros adecuados, así como con las medidas de seguridad y de prevención de riesgos laborales adecuadas al país de destino”.
Con todo ello, es esencial contar con un asesoramiento previo al desplazamiento, así como que la empresa aporte información detallada al expatriado respecto a sus funciones, al nuevo entorno y a los riesgos del desplazamiento. En esta línea, Montserrat Feliu, desde su dilatada experiencia, asegura que “fomentar la cultura de seguridad en la empresa es muy importante” y cierra esta charla con una reflexión: “La empresa tiene el ‘duty of care’, la responsabilidad de proteger al trabajador, tanto en el país de origen como en el de destino”.