Parece que, por fin, los encuentros profesionales vuelven a la nueva realidad postcovid. Estamos hablando de ferias, convenciones, conferencias o congresos, asociados a un ámbito profesional o a un gremio.
Un tipo de congreso por excelencia es el congreso médico, un evento que se suele celebrar, de forma periódica y en el que profesionales del sector médico abordan cuestiones, que giran en torno a la salud y sus cuidados.
Cómo organizar un congreso médico: pasos, consejos y tips
La organización de un congreso médico conlleva bastante trabajo que debemos realizar con antelación. Se estima que, es necesario empezar con la organización de este tipo de encuentros, con al menos seis meses de antelación.
Lo primero de todo es definir la temática sobre la que va a girar el congreso, con un tema tan general o específico como se decida.
Lo siguiente, es fijar una fecha. Para seleccionar una fecha acertada, lo recomendable es comprobar que no se celebran congresos, de temas relacionados, ese mismo día. Es evidente que, la coincidencia con otro congreso similar podría penalizar la afluencia al nuestro.
El siguiente paso sería la selección de ponentes. Podemos poner la mira en profesionales vinculados a la entidad que organiza el congreso, profesionales externos, o un mix de ambos.
Si el ponente goza de cierto renombre, resultará mayor el reclamo. En esos casos, debemos tener en consideración que, las figuras relevantes pueden acudir a este tipo de actos, intermediando una contraprestación a cambio.
En paralelo, hay que organizar la agenda de cada jornada en sesiones temáticas, especificando el tiempo que se asigna a cada tema. Esto es muy importante, para que los ponentes agenden su intervención, evitando otros compromisos.
Otra acción, que se suele llevar a cabo en la organización, de este tipo de encuentros, es la búsqueda de patrocinadores, los cuales siempre ayudan a aliviar los costes. Lo idóneo en este caso es que, en esta búsqueda, se acuda con la propuesta de patrocinio, a entidades vinculadas con la temática o el ámbito del congreso, así como con valores alineados con los mismos.
El papel de la tecnología en los congresos médicos
Como en todos los ámbitos de la vida, la tecnología también debería estar cada vez más presente en los congresos médicos. Ejemplo de ello, es la innovación tecnológica aplicada a sistemas de gestión de contenidos, en producción audiovisual, e incluso, en retransmisión vía streaming.
También se suele estilar el desarrollo de apps para que los participantes dispongan de toda la información relativa al congreso, incluyendo los resúmenes diarios de las intervenciones.
Es más, la tecnología se puede aplicar, incluso, a los sistemas de acreditación, lo que facilita a los organizadores un interesante análisis y estudio, de los datos de comportamiento de los asistentes.
Aplicación de la tecnología también en la gestión de pagos
Dado que la tecnología va a rodear al congreso, ¿por qué no servirnos también de ella para facilitar y agilizar la gestión de pagos? Aquí es donde desde Diners Club Spain podemos aportar nuestro granito de arena. Nuestra tarjeta MICE Account, facilita los pagos para los organizadores de este tipo de eventos. Se trata de una tarjeta de pago a crédito, con financiación ampliada, sin emisión de plástico, que ofrece a la empresa múltiples valores añadidos. Con este método de pago, se pueden agrupar todos los gastos de los congresos que organices (u otros encuentros MICE) a través de una sola cuenta.
Otra ventaja adicional es que ofrece la Solución VCN, una opción de pago con tarjetas virtuales que se pueden configurar según las necesidades de cada gasto y ayudan a identificar y asociar cada uno de los gastos, con su factura, garantizando la máxima seguridad en los pagos.
Los pequeños detalles y las buenas sensaciones transmitidas, inversión de futuro
Es muy importante cuidar los pequeños detalles para dejar buena impresión a los asistentes. De ello dependerá que nuestro evento se transmita boca a boca y perdure en la memoria de aquellos que participaron. Aspectos como la calidad y atención en el cáterin, empresas de entretenimiento contratadas y sus propuestas, o la accesibilidad, luminosidad, decoración, etc., pueden suponer unos muy buenos aliados para sentar precedente y buen nombre en el mundo MICE.