A la hora de organizar un viaje de negocios, los Travel Managers deben enfrentarse a numerosos imprevistos y cualquiera de ellos es susceptible de echar por tierra todo un trabajo de organización que, por muy meticuloso que sea, siempre puede fallar. Sin embargo, hay factores relativos al Travel Managenement, y que están al alcance de los responsables de la gestión de viajes de negocios, que conseguirán minimizar esos imprevistos para conseguir que la probabilidad de éxito sea lo más alta posible.
En este artículo recogemos 5 claves para conseguir mejorar la organización de viajes de negocios y tener bajo control la mayor cantidad de factores posibles:
1. Estar al día de las novedades del mercado
La autoexigencia es la clave del éxito y renovar conocimientos es vital para cualquier profesión que se desempeñe. Esto no quiere decir que siempre sea fácil: el trabajo nos consume a la vez que nos exige esta evolución constante de conocimientos. Sin embargo, asistir a congresos, ponencias, foros, asociaciones especializadas o ferias romperá con la rutina a la vez que se continúan ampliando conocimientos en Travel Management. Hoy en día los avances van a gran velocidad, las tendencias son cambiantes y el Travel Manager debe estar a la altura de las circunstancias.
En España, hay tres entidades que se dedican a transmitir conocimientos y fomentar el networking en el Business Travel: AEGVE (Asociación Española de Gestores de Viajes de Empresa), IBTA (Iberian Business Travel Association) y FBT (Forum Business Travel). También hay dos revistas especializadas en la gestión de los viajes de empresa y el MICE (Meetings, Incentives, Congresses and Events): Travel Manager y meetin.
2. Aprovechar el potencial de las TIC
Las tecnologías de la información y la comunicación no hacen más que avanzar y empujar la evolución de todos los sectores, y no lo es menos el Travel Management. Existen numerosas herramientas a disposición de los responsables de la gestión y organización de viajes de negocios que consiguen facilitar todas las tareas del Travel Manager: podemos estar en contacto con el cliente, ahorrar tiempo de gestión y, además, gastos.
3. Hacer contrabriefing
El cliente es el centro de cada uno de los proyectos de Travel Management: el objetivo siempre es satisfacerle y cumplir con sus expectativas. En consecuencia, el Travel Manager debe conocer todos los detalles disponibles relativos al viaje de su cliente interno, el empleado, así como las necesidades específicas o preferencias que pudiera tener. Realizando un contrabriefing conseguiremos toda esta información que resultará en un servicio personalizado y de calidad. En el Travel Management, es una obligación huir de la rutina y de los patrones preestablecidos para llegar a ofrecer un servicio de calidad y adaptado a cada perfil.
4. Evaluar el viaje una vez efectuado
Evaluar cualquier actividad una vez realizada, incluido un viaje, consigue que en un futuro no hagamos sino mejorar. Es muy importante controlar los gastos y conseguir que todo se desarrolle a la perfección, pero no hay que olvidar valorar los resultados una vez efectuado el viaje, con el objetivo de estimar la efectividad conseguida del trabajo realizado, así como obtener datos que supondrán una oportunidad de mejora para el siguiente viaje de negocios que tenga que organizar el Travel Manager.
Algunos de los datos más habituales que se analizan son, según el Estudio realizado por la IBTA en colaboración con Diners Club y London City Airport, el nivel de satisfacción del cliente, la desviación de costes, los KPI’s y el ROI. Tomando en cuenta esta información podremos identificar puntos de mejora sobre los que trabajar en el futuro para optimizar nuestros servicios.
5. Contar con una red de proveedores de confianza
Los proveedores, los Travel Managers y los clientes forman una cadena de satisfacción, y los proveedores se encuentran en la base. Ellos van a ayudar a solventar imprevistos, a conseguir proporcionar un servicio de calidad. Rodearnos de un buen equipo ayudará sin duda a minimizar imprevistos, riesgos, y conseguir que todo se desarrolle tal y como lo hemos previsto.