Hacer cumplir las políticas de viajes corporativos es uno de los aspectos más costosos para las empresas en relación al Business Travel. Así lo afirman siete de cada diez travel managers en el reciente informe publicado por GBTA (Asociación Mundial de Viajes de Negocios en español) y RoomIt, la división hotelera de CWT, que encuesta a más de 260 compradores de viajes y 750 viajeros corporativos de EEUU y Europa. El informe recoge valiosas conclusiones que abordamos en este post, entre ellas, cómo ayudar al cumplimiento de la política de viajes en cuanto a pernoctaciones.
Según el informe, tan solo el 52% de los encuestados afirma hacer la reserva de sus noches de hotel cumpliendo con las políticas de empresa. Estos datos evidencian que existe una clara brecha entre las necesidades que la compañía considera que tienen las personas que viajan, las políticas de viajes definidas y lo que los viajeros de negocios quieren en realidad.
El objetivo de la empresa y del gestor de viajes, es que los viajeros se desplacen con la mayor comodidad, seguridad y en condiciones óptimas durante su aventura de negocios. A pesar de ello, los datos revelan que el 65% de los viajeros de negocios cree que las políticas de viajes podrían ser mucho más adecuadas para sus necesidades. ¿Es por ello que el 48% de los viajeros de negocios incumplen estas normas al realizar sus reservas? ¿Existen herramientas que permitan a las compañías mejorar esos porcentajes? En ocasiones puede deberse a la desinformación, a una comunicación inadecuada entre la empresa y el empleado, o a la falta de oferta. Analicemos algunas de las conclusiones y soluciones de este informe:
¿Cómo podemos ayudar al cumplimiento de la Política de Viajes?
- Proporcionando más opciones de alojamiento
Uno de los problemas es la elección limitada. Por todo ello, aumentar las opciones de alojamiento dentro de las herramientas de reserva de las compañías es una excelente alternativa con la que demostrar a los viajeros que sus necesidades son importantes y que realmente buscamos cómo cubrirlas. En concreto, el 35% de las personas que viajan por negocios asegura que no les gusta tener que reservar tarifas corporativas más altas de las que pueden encontrar por ellos mismos.
Así, incrementar las opciones de alojamiento disponible facilita a los viajeros la posibilidad de comprar precios dentro de los canales indicados y, por lo tanto, cumpliendo con la política de la compañía.
- Apostar por la fidelidad
Otro motivo detectado por el cual los empleados no cumplen la política de viajes en cuanto a pernoctaciones se refiere, es la obtención de puntos de fidelización en sus tarjetas. Este factor es especialmente relevante en Estados Unidos, país en el que para el 25% de los viajeros de negocios la posibilidad de ganar puntos de fidelidad es un factor que tener en cuenta a la hora de hacer una reserva.
Lo cierto es que 9 de cada 10 compradores de viajes reconocen que en pocas ocasiones se permite la utilización de estos puntos si implican contrataciones de tarifas más elevadas. Así vemos que impulsar programas internos que apuesten por la fidelización de los viajeros, puede ser un gran recurso para aumentar el cumplimiento de la política de viajes de la empresa.
- Comprensión e información
Existe un porcentaje bajo de viajeros, 1 de cada 5 de los encuestados, que admite haber realizado una reserva por error fuera de las normas de la empresa. No obstante, el informe refleja que la falta de información es otra de las razones que afectan al incumplimiento. A pesar de que las empresas consideran que están trabajando correctamente en comunicación, los viajeros no suelen conocer las normas para sus viajes de trabajo. ¿Qué crees que ocurre en tu empresa? En este sentido, los datos indican que a pesar de que el 80% de las compañías tienen normas específicas para los viajes, solo el 34% de los encuestados conocía los requisitos de la suya. Trabajar en una buena y clara información desde la empresa puede evitar cometer errores por desconocimiento a la hora de realizar una reserva.
Las cancelaciones son un tema bastante polémico entre gestores y viajeros porque en numerosas ocasiones no están incluidos en las políticas de viajes, en torno a un tercio de las empresas no lo aborda. Incluir por tanto, indicaciones sobre qué tarifa reservar o cómo actuar en caso de requerir modificación alguna, ayudará a los viajeros a adecuarse a las normas establecidas.
- Cuidar el bienestar
Los viajes de negocios suelen ser estresantes para los viajeros debido al desplazamiento y a la falta de tiempo. Por este motivo, cada vez es más habitual que los viajeros demanden alternativas para poder evadirse y desconectar en el tiempo libre. Valorar estas demandas e incluir en la oferta hoteles con centro deportivo, oferta de ocio, películas, o restaurantes, será reconfortante para los viajeros.
Garantizar que los empleados cumplan con la normativa estipulada para sus viajes de negocio es fundamental para la empresa ya que supone una importante medida de ahorro y previsión. Como hemos visto, entender las necesidades reales de los viajeros para la definición de la política de viajes y conjugarlo con una correcta comunicación interna, no sólo beneficiará a la compañía en términos de eficiencia y ahorro, sino que mejorará sustancialmente la satisfacción de los empleados en su puesto de trabajo, lo que de forma intangible, vuelve a beneficiar a la organización.