Finales de agosto. Ya son los menos quienes en adelante disfrutarán de viajes de placer. Le toca el turno a ‘disfrutar’ -por qué no-, de los viajes de negocios. Quienes quizá los disfrutan menos son los responsables de gestionarlos. Si eres un Travel Manager a punto de arrancar ‘el curso viajero’… ¡cambia esa actitud! El trabajo bien hecho es motivo de satisfacción… ¡y de disfrute!
¿Y cómo disfrutar al máximo de tu trabajo? Observando que eres, si no el mejor, uno de los mejores. ¿Cómo llegar a serlo? A continuación, algunas recomendaciones que hemos recopilado.
1. Ser consciente de la importancia del travel management
El buen Travel Manager es experto en gestión de viajes corporativos. A grandes rasgos, su trabajo consiste en:
- Coordinar y controlar la labor de la agencia de viajes.
- Verificar los gastos en viajes corporativos.
- Gestionar de forma óptima los costes con el objetivo de tratar de reducir el presupuesto.
- Analizar los datos y la información de la empresa relativos a los gastos de viajes, con el fin de encontrar las tendencias de los viajeros y posibles vías de mejora.
- Negociar con los proveedores de servicios relacionados con los viajes para obtener un servicio adecuado a las necesidades de la empresa al menor coste.
- Supervisar y revisar el contenido de las políticas de viaje de la compañía para proponer mejoras o asesorar a los viajeros de empresa al respecto, entre otras cuestiones.
- Gestionar todo lo relativo a la seguridad del viajero y a la gestión del riesgo.
- Averiguar las nuevas tendencias en los viajes de empresa y proponer procesos o proveedores más eficientes.
- Comunicar novedades en la gestión y reserva de los viajes a los empleados.
Cuanto más profesionalizada es la figura del Travel Manager, la compañía obtendrá:
- Más control sobre los costes y sobre el presupuesto.
- Incremento de la calidad de los viajes, aumentando la satisfacción y la productividad de los viajeros.
- Mejor comunicación entre la dirección de la empresa y los empleados en movilidad.
- Aplicación y control de las políticas de gastos.
- Confianza y calidad en la gestión de crisis y situaciones que puedan afectar a la seguridad de los trabajadores en movilidad.
2. El perfil del Travel Manager
Un especialista en viajes de empresa ha de conocer en profundidad el entorno, el sector. Y es que el sector del turismo de negocios está experimentando un importante cambio en los últimos años, a un ritmo vertiginoso (necesidades, tendencias, etc.). Así, cómo las necesidades de los viajeros cambian y evolucionan, de igual modo es necesario que el travel manager siga un proceso de actualización y formación constante.
Se ha de tener presente que un Travel Manager tiene un trato directo con los viajeros, así como con los proveedores. Por un lado, lograr la satisfacción del viajero de negocios no siempre es fácil, pero resulta de gran ayuda un trato cordial y agradable, empático. Por otro lado, mantener también un buen trato con los proveedores facilita las negociaciones y, en consecuencia, la relación entre proveedores y empresa. Así, conviene estar en contacto directo con los ‘aliados’: los proveedores preferentes u homologados por la empresa, que pueden ser de gran ayuda en la organización de viajes corporativos.
Otra de las cualidades que un buen travel manager debe tener es la capacidad multitarea y de gestión de equipos. Todo ello, empatía, multitasking skills y capacidad de gestionar personas son características que, por lo general, deben trabajarse para alcanzar la mejor versión personal en el trabajo.
3. Travel Manager y Agencia de Viajes
En este contexto, muchas empresas se decantan por establecer un modelo mixto en lo relativo a la organización y gestión de viajes corporativos, es decir, cuentan con un Travel Manager que defienda los intereses de la empresa y que trabaje de la mano de una o varias agencias, además de partners. Esta decisión suele traducirse en reducción de costes y detección de nuevas oportunidades de ahorro.
- El Travel Manager es un profesional de la organización y de la gestión de viajes. No se ocupa de hacer reservas de hoteles o vuelos para los trabajadores de su empresa que lo necesiten sino que su rol va mucho más allá: políticas de gastos, negociación con proveedores, apoyo y contacto de los trabajadores durante los viajes, gestor de presupuestos, etc.
- Por su parte, la Agencia de Viajes es la especialista en gestionar las reservas de los empleados. Al ocuparse de los viajes de varias empresas contará con personal especializado en cada área y puede contar con oficinas en el extranjero a las que pueden acudir los trabajadores durante sus viajes en caso por ejemplo de problemas con las reservas, entre otras cuestiones.
4. Políticas de viajes corporativos
Constituyen ‘la biblia’ de la gestión de los gastos de viaje, el Travel Manager no puede garantizar que todos los empleados sigan la política de viajes, pero es la figura clave para interpretarla y optimizar los recursos destinados.
La política de viajes de una compañía ha de incluir las normas que permitan a la empresa realizar y controlar el conjunto del proceso de gestión de viajes, optimizando los recursos y garantizando la seguridad del viajero.
La empresa diseñará con minuciosidad estas reglas que conformarán las bases de la organización de los desplazamientos de la compañía, la asignación de determinadas categorías de hoteles a profesionales en función del puesto que ocupen en el organigrama de la empresa, la gestión del transporte, las dietas y otros muchos aspectos relacionados con el business travel. Todo ello, persiguiendo un objetivo claro: lograr organizar los mejores viajes corporativos en relación calidad-precio, y que resulten lo más cómodos posible para el trabajador en movilidad, con el fin de lograr una productividad real.
El Travel Manager también controla la aplicación por parte de los viajeros de las políticas de gastos. Puede valorar si los empleados las están siguiendo o no, tener información de por qué no se aplican o si existe alguna justificación para que los viajeros no se ciñan a las líneas maestras diseñadas.
Por otro lado, la empresa debe ser consciente de la necesaria flexibilidad de las políticas de viajes y el encargado de valorar y revisar estas políticas aportando su criterio profesional es el travel manager. De hecho, en muchas ocasiones canaliza las opiniones de los viajeros para que se tengan en cuenta y buscar soluciones.
Además el Travel Manager también realiza una función de consultoría con sus compañeros: en caso de duda, deben poder recurrir a él para que los asesore sobre la aplicación de las reglas.
5. Plan de movilidad
Cada vez más Travel Manager se están convirtiendo también en «Mobility Managers». El plan de movilidad agrupa un conjunto de acciones realizadas por la empresa en el ámbito de los desplazamientos laborales con el objetivo de garantizar la seguridad de los trabajadores, ya sea por las funciones propias de su puesto o para ir y volver desde su casa hacia el lugar donde estén desempeñando su trabajo. Y es que la movilidad de los trabajadores comporta riesgos, para reducir al máximo los accidentes laborales, una acción determinante es el desarrollo y la implementación del plan de movilidad empresarial.
Este plan comporta cuatro ventajas básicas: la reducción de la accidentalidad, la reducción de costes, la facilitación de la movilidad y la motivación de los empleados, ya que los trabajadores ven cómo la empresa muestra preocupación por ellos.
6. Duty of Care
Por último, uno de los aspectos con mayor peso en el Travel Management es el «Duty of Care». El plan de riesgos en la empresa no debe ser una opción. Cada vez es mayor la toma de medidas para garantizar la seguridad de los viajeros y gestionar la correcta aplicación a de estas medidas.
La gestión del riesgo debe comenzar con una evaluación del viaje y los posibles escenarios que pueden darse durante el mismo. Posteriormente, es necesario diseñar políticas que reduzcan esos riesgos. Finalmente, habrá que asegurar al viajero contra todos los riesgos que no se puedan eliminar.
¿Te ha resultado interesante esta aproximación a cómo ser “un mejor travel manager”? Si es así y quieres seguir ahondando en el asunto, te recomendamos leer este artículo de Captio. Arranca el ‘curso’ siendo un ‘aventajado’.