La conciliación bancaria es una de las cuestiones que atañen al área de contabilidad de las empresas. El objetivo, que los libros contables de una empresa coincidan completamente con los extractos del banco, para lo que el departamento de contabilidad debe comparar la información registrada en los libros de la compañía, con los movimientos del estado de cuenta del banco.
En caso de que se diera alguna diferencia entre la información contabilizada por la empresa, básicamente las facturas entregadas por el proveedor, y la registrada por la entidad bancaria, se deberán determinar las causas. Estas posibles -y habituales- discrepancias son el aspecto más importante de la labor de conciliación, pues es necesario solucionarlas de la mano de ajustes contables y anotaciones.
¿Por qué es importante la conciliación?
Con el control de las transacciones efectuadas, la compañía puede detectar las facturas que se hayan podido perder y solicitarlas de nuevo si fuese necesario. Asimismo, permite localizar cargos que se hayan podido realizar erróneamente y subsanarlos.
De este modo, gracias a la conciliación, las compañías pueden anticiparse a posibles pérdidas y tomar medidas para prevenirlas, así como establecer medidas que corrijan estos desajustes.
Pero la conciliación bancaria no es solo es una cuestión importante para llevar un correcto control interno de la contabilidad de la empresa, sino que también lo es a la hora de ‘rendir cuentas’ a la Agencia Tributaria.
La conciliación bancaria en los viajes corporativos
En el caso de los viajes corporativos, la principal actividad de conciliación bancaria que realiza la compañía suele hacerse con la agencia de viajes, aunque si se realiza alguna transacción ajena a la agencia con otro proveedor, esta también debe recogerse.
Así, aunque la agencia de viajes sea la que generalmente engloba todas las transacciones relativas a los viajes corporativos de una empresa, no es el único proveedor implicado en gastos de viajes de negocios.
Si la compañía utiliza una tarjeta de crédito para el pago en la Agencia de Viajes, deberá conciliar las facturas emitidas por la agencia con el extracto de la tarjeta utilizada: gastos relativos a transporte, posibles cambios de billetes que conlleven un sobrecargo, pernoctaciones en hoteles o fees de agencia, entre otros.
En estos casos es habitual el uso de una Cuenta de Viaje, o Travel Account, por parte de las compañías. Se trata de una tarjeta de crédito, sin plástico, para el pago en agencias de viajes que confiere a la empresa multitud de ventajas. No sólo emite un único extracto mensual ya conciliado con la factura de la agencia, sino que además, centraliza el pago de todos los gastos en viajes corporativos y concede a cada viajero un seguro de viaje, tanto de asistencia como de accidentes.
Como vemos, es más sencillo trabajar con un extracto mensual de Travel Account conciliado con la factura mensual (o resumen mensual de facturas) de la agencia de viajes. Las compañías evitan así recabar las facturas de cada proveedor y conciliarlas con el extracto de la tarjeta.
Existen también otras opciones para ayudar en la conciliación de facturas provenientes de diferentes proveedores, como pueden ser los números de transacción única. Este sistema genera, en base a una tarjeta de crédito de la empresa, un número de tarjeta único y diferente para cada pago. El número generado sirve también como identificador, simplificando así la conciliación posterior del extracto de la tarjeta con las diferentes facturas.
En Diners Club Spain somos conscientes de la importancia que tiene el servicio de conciliación para las compañías y el ahorro de tiempo y recursos que supone. En este sentido, trabajamos para facilitar esta labor a nuestros clientes, ofreciendo una Travel Account específica cuyos extractos coinciden con la factura mensual (o resumen de facturas si se emiten por servicio) de la Agencia de Viajes.
Además, a través del portal Atrium, aportamos información de valor añadido a la empresa que le permitirá analizar sus gastos de viajes corporativos y establecer políticas y medidas orientadas a aumentar la rentabilidad de la empresa.