Ya lo pensó nuestro fundador Frank McNamara hace 70 años a raíz de un contratiempo durante una cena de negocios… Y es que, cuando iba a pagar la cuenta, se percató de que había olvidado su cartera en casa. Fue su mujer la que lo rescató del ‘bochorno’, acudiendo al restaurante con el dinero para abonar la cuenta.
Un año más tarde, Frank McNamara regresó a ese mismo restaurante con un medio de pago alternativo, una pequeña tarjeta de cartón llamada Diners’ Club, la cual, pronto se convertiría en el medio de pago preferido de los business men de Nueva York. Nacía así la primera tarjeta de pago que se podría usar en más de un establecimiento.
Pero, ¿qué es una Tarjeta de Crédito corporativa?
La Tarjeta Corporativa o Corporate Card es una tarjeta que se emite a nombre de los empleados de una empresa, como instrumento de pago para los desembolsos necesarios durante sus viajes o para sus gastos de representación. Se trata de tarjetas de plástico con un titular -una persona física- que cuentan, en primera o en segunda instancia, con la garantía de la empresa, pero que pueden debitarse tanto en la cuenta del empleado como en la cuenta de la compañía.
Hoy en día existen a disposición de las empresas un sinfín de tarjetas con diferentes valores añadidos. Las principales razones por las que una empresa adquiere tarjetas corporativas son la eliminación de los anticipos y el control de los gastos. A través de un portal online, la empresa puede controlar todos los gastos efectuados, asignándolos a los empleados y centros de coste correspondientes. Además, la mayoría de estas tarjetas tienen vinculadas a su uso diferentes coberturas de seguros de viaje y, al mismo tiempo, les confieren a sus usuarios un plazo de pago para poder liquidar los gastos de viaje antes de que se cobren los mismos.
Así, las Corporate Cards conceden tranquilidad a sus titulares, ya que son un instrumento de pago que está a su disposición en todo momento para sus gastos de viaje.
Si además los gastos las Tarjetas Corporativas se integran automáticamente en el sistema de liquidación de gastos de la empresa, el viajero ya no necesitará introducir todos los datos manualmente en el sistema, ahorrando tiempo y evitando posibles errores manuales.
¿Y qué es una Cuenta de Viaje?
La Cuenta de Viaje o Travel Account es también una tarjeta de crédito, sin embargo, se trata de una tarjeta virtual, es decir, sin plástico, emitida a nombre de la empresa. No hay un titular físico, ya que la Cuenta de Viaje centraliza los pagos de todos los empleados viajeros, agrupando sus gastos en un extracto mensual. Es habitual depositar la Travel Account en la agencia de viajes de la empresa, ya que se utiliza para pagar todos los gastos que se efectúan (hotel, avión, etc.) antes de que el empleado inicie su viaje.
La Cuenta de Viaje ofrece a la empresa información muy detallada de los gastos, incluyendo no solo los datos básicos de una tarjeta de crédito, sino otros complementarios como nombre del viajero, diversas referencias contables, itinerarios, números de billete, números y fecha de factura de la agencia de viajes, etc. Toda esta información ayuda a efectuar un control exhaustivo de los gastos de viaje, permitiendo al Gestor de Viajes detectar potenciales ahorros, controlar la aplicación de sus políticas de viaje y disponer de una base cualificada para negociación de tarifas corporativas.
Otra ventaja de la Cuenta de Viaje o Travel Account es el servicio de conciliación entre el extracto del medio de pago y la factura de la agencia de viajes. Esto no solo facilita la labor de contabilización de los apuntes, sino que contrasta y verifica una correcta facturación de los gastos efectuados.
Así, con la utilización de una Travel Account, la empresa obtiene una mayor liquidez gracias a un plazo de pago promedio de 45 días. Además, la agencia de viajes reduce su riesgo con cliente, obteniendo al mismo tiempo la garantía de cobro de los servicios prestados.
El viajero de empresa, al haber pagado su viaje con una Travel Account, suele disponer de diversos seguros de viaje, tanto para accidentes como para asistencia. Además, si se integran los gastos de la Travel Account de forma automática en el sistema de liquidación de gastos, el viajero solo tendrá que confirmar los gastos efectuados en dicho programa. Además, tampoco estará implicado en el flujo de pagos, como en el caso de la Tarjeta Corporativa. Por todo lo mencionado, para el viajero es una gran ventaja que su empresa utilice un medio de pago centralizado como la Travel Account.
Si dentro de la política de viajes de tu compañía estáis valorando las ventajas de las tarjetas de crédito para empresas, no dejes de informarte sobre la Travel Account y otras soluciones de pago de Diners Club Spain.