El Impuesto sobre el Valor Añadido, IVA en adelante, soportado en las facturas de restaurantes, hoteles y cualquier otro coste de naturaleza similar, puede ser un gasto de viaje deducible bajo unas circunstancias determinadas reguladas por la Ley*. La premisa principal es la siguiente:
“Los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no se afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesional” y tampoco podrán deducirse “(…) los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que el importe de los mismos tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades”.
Las claves: una factura completa y un gasto justificado
Por lo tanto, son las leyes relativas a estos dos impuestos las que van a determinar el rendimiento de las actividades económicas y si son deducibles o no; la Agencia Tributaria valorará si los gastos se encuentran vinculados a la actividad económica o no. Si el gasto se considera deducible, es necesario presentar una factura original documentada: número de factura, fecha de expedición, denominación social completa, NIF y domicilio del expedidor y del destinatario, descripción de la operación, tipo de gravamen aplicado, etc.
Así, los requisitos que deben cumplir el IVA para considerarse deducible son:
- Estar vinculado a la actividad económica desarrollada.
- Estar justificados y contabilizados
Pero no es tan fácil como parece…
Aun presentando una factura completa, la Agencia Tributaria puede encontrar argumentos para evitar la deducción del IVA de los gastos de viajes de empresa, como la ausencia de acreditación de asistencia a un evento o reunión. El gasto de transporte de empleados también es deducible cuando existe imposibilidad para utilizar otro medio o cuando la empresa cuenta con diferentes sedes. Si el gasto que provoca el desplazamiento es deducible a través del Impuesto de Sociedades, cumple el requisito de ser objeto de la actividad, y es acreditable su carácter profesional, el IVA soportado también será deducible. Igualmente, siempre será necesaria la correcta contabilización de la factura correspondiente.
En cualquier caso, los criterios que marca la Administración no son del todo claros, por lo que es normal que nos asalte la duda sobre si el IVA es deducible o no, pero: siempre que un desplazamiento esté ligado a la actividad empresarial y se acredite este carácter profesional y que haya una factura contabilizada, la cuota del IVA será deducible.
Recomendaciones:
- Asegurarnos de que contamos con facturas completas que justifican el gasto y evidencian la vinculación del gasto con la actividad económica que se desarrolla.
- Trabajar, en la medida de lo posible, con proveedores que nos puedan emitir una factura agrupada con los servicios de viaje, como la agencia de viajes. Esto nos ahorrará procesos.
- Realizar todos los pagos posibles al inicio del viaje.
- Efectuar el pago a través de agencias para que emitan al final una factura con todos los servicios y podamos reducir el IVA.
- Además, este pago, que puede realizarse mediante una Travel Account, puede llevar consigo una gran cantidad de beneficios en forma de coberturas de seguros de asistencia y accidente.
*Ley 37/1992, del 28 de diciembre, por la que se aprueba el Impuesto sobre el Valor Añadido.