En muchas ocasiones, los responsables de la gestión y organización de viajes de negocios -o Travel Managers- deben enfrentarse a numerosos imprevistos e inconvenientes que no siempre está en su mano controlar. Retrasos, cancelaciones, gastos imprevistos, pérdidas de equipaje, fenómenos meteorológicos… pueden trastocar un viaje bien estructurado y planificado -si bien todos estos factores deben estar recogidos en un plan de actuación-.
Sin embargo, hay otras variables que sí están al alcance del Travel Manager y que a veces, por la vorágine del día a día y los rituales de trabajo asentados, descuidamos. A continuación enumeramos los 4 errores más frecuentes en el Travel Management, que te ayudarán a mejorar y aumentar el éxito en tu trabajo:
- No hacer contrabriefing
El foco de cada proyecto debe ser siempre el cliente –tanto interno como externo-. Para ello, el Travel Manager debe conocer a la perfección todos los detalles del viaje, las preferencias del cliente, sus necesidades específicas, etc. Esta información no se consigue sin hacer un contrabriefing para resolver todas las dudas que pueda generar un proyecto. Por comodidad, rutina o inercia, es habitual trabajar con patrones preestablecidos que debemos evitar en la medida de lo posible. Cada servicio prestado debe ser completamente personalizado si queremos cumplir con las expectativas de nuestro cliente y generar un sentimiento de satisfacción.
- Ser ajeno a las tendencias del mercado
Un Travel Manager debe ser autoexigente y autocrítico, y tener la voluntad constante de renovar sus conocimientos. El día a día muchas veces es capaz de consumirnos, y el trabajo en la oficina puede hacernos perder el contacto con lo que ocurre en el sector. Por eso el Travel Manager debe asistir constantemente a ferias, congresos, ponencias de asociaciones especializadas, etc. Además, las nuevas tecnologías permiten acceder a foros de debate donde podrá intercambiar opiniones con otros colegas y expertos. En el mercado actual, los avances se producen a un ritmo vertiginoso y las tendencias cambian cada vez más rápido. Hay que reciclarse.
- Desaprovechar el potencial de las TIC
La evolución que está teniendo el ámbito tecnológico en los últimos tiempos nos ofrece posibilidades que ni siquiera imaginábamos hace unos años. Desde las comunicaciones interpersonales hasta las nuevas herramientas disponibles para la gestión de los viajes, el Travel Manager es hoy capaz de mantener el contacto en tiempo real con sus clientes, donde quiera que se encuentren, y ahorrar gastos y tiempo de gestión gracias a las nuevas tecnologías.
- Carecer de una red de proveedores de confianza
La satisfacción con los servicios prestados por un Travel Manager está en gran parte determinada por la calidad del trabajo de los proveedores con los que colabora. Además, como comentábamos al principio, la gestión de viajes de negocios puede dar lugar a numerosos imprevistos que hay que solventar lo más rápido posible. En la mayoría de estas ocasiones, son nuestros proveedores los que nos ayudan a salvar la situación. Por eso es de vital importancia contar con una red de colaboradores en la que depositar nuestra confianza y que nos permitan tener seguridad en que todo se va a solucionar de la mejor manera posible.
- No evaluar los gastos de viaje a posteriori
Hacer una evaluación de los viajes nos brinda datos muy valiosos para mejorar en el futuro. Cuando el Travel Manager organiza un viaje sin información, lo hace a ciegas, sin tener constancia de que su trabajo ha sido satisfactorio. Para hacer un control correcto de la efectividad del proyecto, es necesario establecer unos parámetros sobre los que medir su rendimiento. Algunos de los más habituales son, según el Estudio realizado por la IBTA en colaboración con Diners Club y London City Airport, el nivel de satisfacción del cliente, la desviación de costes, los KPI’s y el ROI. Tomando en cuenta esta información podremos identificar puntos de mejora sobre los que trabajar en el futuro para optimizar nuestros servicios.