Para muchos, viajar por negocios es un ‘acontecimiento’. Para otros más habituados, no tanto. Pero lo que sí implica en muchas ocasiones viajar por trabajo, es la asistencia a un, llamémosle acontecimiento, acto, evento… Y es que el turismo MICE crece cada año, cada vez son más los eventos de diferente tipo que organizan las compañías. Desde encuentros de lo más formales a ‘saraos’ más lúdicos, todos ellos implican tantas o más gestiones que un viaje de negocios tipo.
Tanto si es una compañía la que organiza una convención, como si participa en una feria del sector, como si envía a un grupo amplio de empleados a un congreso, los medios y recursos que han de desplegarse son, como mínimo, los mismos que los de un business travel de un representante comercial que va a visitar a un cliente.
Así, hoy nos vestimos con nuestras mejores galas para hablar de la gran variedad de eventos que pueden acontecer en una compañía y cómo sacarles el máximo provecho.
Tipos de eventos:
- Conferencias y seminarios. Se trata de un encuentro en el que se reúnen importantes profesionales, empresas de un sector y personas con interés en torno a un tema. Los ponentes exponen sus conocimientos, ideas u opiniones sobre el asunto que se aborda. En este sentido, debido a la interacción, el número de asistentes suele ser elevado.
- Congresos. Normalmente organizados por asociaciones o instituciones con objetivos generalmente educativos, en los que se pretende transmitir enseñanzas, nuevas técnicas o actualizaciones en un determinado sector.
- Convención. Reunión organizada por la empresa para sus empleados o colaboradores, con el fin de transmitir resultados y objetivos, realizar actividades de integración o servir como incentivo al desempeño.
- Ferias. En general, este tipo de encuentros se organizan con fines comerciales mediante la exposición de productos y servicios de las compañías que allí se congregan. Suelen ser eventos a gran escala, y su organización conlleva una importante inversión, tanto en lo logístico como en cuanto a planificación y gestión.
- Workshops. Este tipo de encuentros son talleres en los que un pequeño grupo de personas interactúa en actividades orientadas a la formación, a establecer diálogo, aclarar dudas…
- Lanzamiento de productos y servicios. Este tipo de actos presentan al mercado un nuevo producto o servicio. Suelen acompañarse de convocatorias a medios de comunicación, con el objetivo de amplificar el alcance, por ello la compañía responsable cuida especialmente los detalles para intentar llegar de forma llamativa al potencial cliente.
- Eventos sociales. El objetivo de estos encuentros es que el anfitrión pase un rato informal con sus invitados en un ambiente distendido. Son almuerzos, cenas, fiestas o actividades que pretenden constituir una oportunidad para estrechar lazos, ya sea en el ámbito del team building o en el plano de relaciones comerciales y de negocios.
Si nuestros empleados acuden como visitantes
En muchas ocasiones estos eventos tienen lugar en grandes urbes, tal vez incluso en la misma ciudad donde tiene sede nuestra empresa. Además hay veces en las que, bien la empresa organizadora, o bien alguno de los patrocinadores, regalan la entrada a sus invitados, incluyendo incluso comidas, servicio de parking, etc.
En otras ocasiones esto no es así y nuestros empleados acuden al evento teniendo que organizarse ellos mismos, o deben desplazarse a otra ciudad para asistir. En estos casos, la empresa deberá contemplar los gastos de alojamiento, desplazamientos, y manutención como en cualquier viaje corporativo, además claro está, del coste de la entrada, que puede llegar a ser realmente elevada.
Es por ello que la empresa, según el interés del evento, organiza viajes para un solo empleado o para un equipo, pudiendo aglutinar en el mismo desplazamiento, distintos objetivos, aprovechando más si cabe, la asistencia al evento.
Si somos la empresa organizadora
En todos los tipos de eventos, la planificación es clave. Pero también lo es dar ese ‘toque’, quizá no tanto de distinción, pero sí distintivo. La creatividad constituye un activo muy importante, eso sí, siempre de forma consistente con el tipo de evento, así como con el tono y la imagen de la marca.
Con una dosis de creatividad lograremos estimular a los asistentes, ya sean empleados o no. Igualmente es muy beneficioso para el lanzamiento de productos o en ferias. Impactar es importante, no solo para dar a conocer ese nuevo producto o servicio, sino para hacernos un hueco en la mente del consumidor. Asimismo, es importante tener en consideración el papel que juegan en la actualidad las redes sociales.
En cuanto al plano económico, es de sobra conocida la necesidad de vigilar el presupuesto y controlar costes para que el retorno de la inversión sea óptimo. Para nosotros es importante contemplar aquí el gasto que implican estos viajes de negocios. Ya sea un grupo pequeño de mayores dimensiones, un día o varios fuera de casa, estos eventos conllevan un gran ‘despliegue de medios’: más gestiones, más viajes, más gastos… En este sentido, tanto la planificación previa, como la coordinación y el control juegan un papel fundamental.
Desde Diners Club Spain somos conscientes de la cada vez mayor importancia que el turismo MICE está cobrando en el mundo empresarial. En este sentido, ya trabajamos en nuevas soluciones orientadas a facilitar la gestión de este tipo actuaciones por parte de las compañías. Porque queremos facilitar y apoyar que creen ‘fiestas con alma’.