Rendirle cuentas a Hacienda permite a muchas compañías deducir algunos gastos que mejoren sus cuentas de resultados. En el caso de las compañías que realizan viajes de negocios, es importante tener en cuenta que el IVA del transporte es deducible.
Los viajes de negocios se realizan cada vez con mayor frecuencia ya que suponen, además de una actividad empresarial necesaria, también la oportunidad de estrechar relaciones con clientes, colaboradores, equipos de trabajo, etcétera.
Y aunque los beneficios en este sentido son patentes para los resultados de la compañía, los business travels también suponen una serie costes en conceptos como el transporte, entre otros. ¿Cómo minimizarlos? A continuación, algunas claves en cuanto a la fiscalidad del transporte en los viajes de negocios y las posibilidades para desgravar el IVA de los viajes.
¿Cómo se puede deducir el IVA del transporte?
Si bien el IVA del transporte público es del 10%, cumpliendo con todos los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria, las compañías pueden deducirlo para rebajar la cantidad en las liquidaciones del IVA. Para ello, la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido contempla los siguientes requisitos:
- Que el gasto esté vinculado a la actividad económica desarrollada. Es decir, los gastos son necesarios para obtener ingresos.
- Que este se haya justificado correctamente, con las facturas completas.
- Que se encuentre debidamente registrado en la contabilidad. Dependiendo de la naturaleza del viaje de negocios, el apunte contable se registrará en una cuenta o en otra. De esta forma, si la empresa necesita el gasto para el desempeño de la actividad a la que se dedica, el asiento se realizará en la cuenta 629.
Es importante que los viajes de negocios se realicen, en la medida de lo posible, dentro de la jornada laboral, para que Hacienda no ponga impedimentos, así como tener en cuenta que transcurridos cuatros años desde la emisión de la factura, la opción de la deducción del IVA del transporte caduca.
Si viajo al extranjero… ¿se puede deducir el IVA del transporte?
En este caso, es importante tener en cuenta que las leyes pueden ser diferentes entre países, tanto si forman parte de la Unión Europea como si no. Anteriormente, hablamos de que el IVA del transporte en España era del 10%, pero este porcentaje podrá verse modificado según el país al que viajes.
De esta forma:
- Países de la UE: en este caso el IVA no podrá deducirse en las declaraciones tributarias, pero sí se podrá solicitar el reintegro de las cantidades. Si bien el procedimiento varía en función de los países.
Otra opción será acudir a la Agencia Tributaria y solicitar el formulario correspondiente, en el que se tiene que presentar el modelo 360 vía Internet y adjuntar una copia de las facturas.
Cuando el importe sea superior a 400 euros, es posible realizar la solicitud de forma trimestral, y en el caso de que sea inferior a dicha cantidad, se solicitaría anualmente, siempre y cuando el importe mínimo sea de al menos 50 euros.
El plazo vigente, hasta el 30 de septiembre del año siguiente, a la emisión de la factura generada por el trayecto
- Países fuera de la UE: solo se puede recuperar el IVA del transporte en el caso de que exista un acuerdo de reciprocidad con España. Países como Canadá, Japón, Mónaco, Suiza, Israel o Noruega ya han realizado dicho acuerdo con nuestro país.
¿Cómo debo justificar el IVA del transporte?
Anteriormente hemos citado los tres requisitos fundamentales para poder deducir los gastos de viajes de negocios. Es imprescindible entregar la documentación completa de las facturas generadas por los viajes, y es igual de importante, presentarlas de forma correcta.
Aunque parezca que en el billete vienen todos los datos necesarios, Hacienda no los admite, porque no cumplen con todos los requisitos formales exigidos. Las facturas simplificadas tampoco les son válidas. Entonces, ¿qué datos no podrán faltar en la documentación entregada?
- Numeración de la factura
- Fecha
- Lugar de emisión
- Datos fiscales del emisor y del receptor
- Descripción completa
- Base imponible
- Tipo impositivo aplicado
- Cuota repercutida
- Moneda en la que se paga
Si el viaje de negocios se realiza en transporte público, este es desgravable, pero es necesario que la compañía justifique que el motivo del viaje ha sido por motivos laborales.
Ante posibles pérdidas de justificantes de las facturas, hoy en día existen diversas compañías que ofrecen facturas vía online para que los tiques y recibos queden digitalizados y guardados a buen recaudo.
En vehículo de empresa… ¿qué ocurre con el IVA de la gasolina?
A diferencia del IVA del transporte, el IVA de la gasolina asciende al 21%. Este también es deducible, aunque soloal 50%. En este caso, es fundamental demostrar que existe relación entre el viaje realizado y la actividad empresarial.
Para demostrarlo, es necesario presentar ciertas justificaciones como un listado de los clientes y las distintas localidades en las que se encuentran, la agenda de visitas, correos electrónicos relacionados con dicho viaje, facturas y presupuestos, entre otros.
Atender a estas cuestiones permite aumentar la rentabilidad de los viajes de negocios. En este sentido, las compañías ven los viajes de negocios, cada vez más, no como un gasto, sino como una inversión que, al final, “da sus frutos”.