Aviones, taxis, hoteles, comidas, gastos de kilometraje… Para muchas compañías los gastos de viaje son inevitables para poder desarrollar su actividad.
Estos costes suponen un gran desembolso que es necesario gestionar correctamente para no perder dinero. Afortunadamente existen herramientas que realizan esta tarea de forma automática, pero ni la tecnología más avanzada es cien por cien eficaz si no se cuenta con unos conocimientos básicos.
¿Cómo se clasifican los gastos de viaje?
En el caso de los gastos de viaje, es importante diferenciar los conceptos “dieta” y “kilometraje”. El término dieta hace referencia al dinero destinado a cubrir los gastos de manutención y estancia de un empleado durante un viaje de trabajo. Estas no son acumulativas, por lo que si no se gastan, se pierden.
Por su parte, el kilometraje es la compensación económica que la compañía ofrece a los trabajadores por utilizar su vehículo particular para los desplazamientos fuera de su lugar habitual de trabajo. Ese dinero debería ser suficiente no solo para cubrir el combustible, sino también gastos de mantenimiento como el desgaste de las ruedas y de las piezas mecánicas, el aceite e incluso la parte proporcional del seguro y del impuesto de circulación.
Lo que no está incluido en el kilometraje son las multas, los peajes o los tiques de aparcamiento. De las primeras tiene que responsabilizarse el trabajador, incluso cuando el vehículo sea de empresa. Los otros dos conceptos deben incluirse en la nota de gastos para que la empresa se haga cargo de ellos.
¿A cuánto se paga el kilómetro en España?
En España, el importe de los gastos de kilometraje no está regulado. Es la propia compañía quien establece la cifra y la refleja en el convenio colectivo. Si no hubiera, se coge el del sector. El último informe realizado sobre el precio del kilometraje habla de un precio medio por kilómetro en 2018 de 0,22 euros. El mínimo es de 0,05 euros y el máximo, de 0,82 euros.
Justificación de los gastos de viaje
Para que los trabajadores puedan recibir la compensación de los gastos de viaje, estos tienen que justificarse debidamente. El proceso tendría que estar definido en la política de gastos de la empresa. Por regla general, se exige la presentación de una serie de documentos:
- Las facturas completas (o en su defecto, los justificantes), con numeración, fecha, lugar de emisión, datos fiscales del emisor y del receptor, descripción completa, base imponible, tipo impositivo aplicado, cuota repercutida y moneda en la que se paga.
- El motivo del viaje, el nombre del cliente visitado, las personas que han acudido a la reunión o el número de comensales (en el caso de los gastos de restaurante).
- En el supuesto de utilizar una tarjeta de viajes, es necesario guardar el comprobante.
- Para justificar los kilómetros que se pasan también hay que anotar el punto de origen y de destino.
- Los gastos de locomoción (taxi, tren, avión, autobús, etc.) se justifican con las facturas y los de los peajes y aparcamientos, con los recibos.
Liquidación de los gastos de viaje
El procedimiento a seguir para la reclamación de los gastos de dietas y kilometraje debe quedar perfectamente estipulado en la política de gastos de viaje de la empresa.
Una fórmula muy común a la hora de liquidar los gastos de viaje es ingresar el dinero en la nómina del empleado. Si vas a hacerlo así, asegúrate de anotarlos fuera de la categoría destinada al salario. Concretamente, el importe debería aparecer en la sección “devengos” con el concepto “percepciones no salariales”.
En principio estos conceptos no tributan, pero solo hasta ciertos límites. Es importante saber cuáles son las cantidades máximas exentas de impuestos para que el trabajador no acabe perdiendo dinero.
Actualmente el tope fijado por la Agencia Tributaria es de 0,19 euros por kilómetro. Todo lo que pase de esa cifra sí se tributa. Por tanto, si tu empresa te paga el kilómetro a 0,25 euros, esos 6 céntimos de diferencia sí se cotizan. Cuando el desplazamiento se realiza en transporte público, el gasto está exento de pagar IRPF independientemente del coste del billete.
Por su parte, la asignación para gastos de manutención, tiene los siguientes límites:
- Con pernocta: 53,34 euros dentro del territorio español y 91,35 euros en el extranjero.
- Sin pernocta: 26,67 euros en España y 48,08 euros en un destino internacional.
- Medias dietas: las cantidades anteriores se rebajan a la mitad.
Para los gastos de estancia no hay límites, pero es necesario justificar el importe mediante una factura completa acompañada por un documento en el que se indique el día, el lugar y el motivo del viaje. El objetivo principal es demostrar que el desplazamiento no supera los 9 meses de forma continuada.
¿Se puede optimizar la gestión de los gastos de viaje?
Al principio de este artículo decíamos que existen herramientas para gestionar los gastos de viaje. Contar con un software para automatizar este proceso supone una serie de ventajas para las empresas. Entre otras: ahorran costes, se benefician de ventajas fiscales, pueden integrar los sistemas, es más fácil detectar fraudes y se reduce el tiempo dedicado a rellenar hojas de gastos y a comprobar que todo este correcto.
El proceso es el siguiente: el trabajador saca una foto del tique, la sube a la plataforma y esta lo guarda y clasifica. Así no hay riesgo de pérdidas ni deterioro.
Del mismo modo, el proceso de justificación y liquidación resulta mucho más fácil cuando se utilizan tarjetas de empresa. Como el gasto pasa directamente a la compañía, no es necesario hacer el reembolso. Eso supone un ahorro de tiempo. Por una parte, el trabajador no tiene que rellenar las tediosas hojas de gastos ni esperar a recuperar el dinero adelantado. Por otra, para la empresa es mucho más fácil controlar los gastos y comprobar si se están aplicando las políticas marcadas para los gastos de empresa.