Avión, hotel y coche de alquiler: éstas eran las reservas previas al viaje que se realizaban tradicionalmente, y que concentraban la mayoría de esfuerzos de seguimiento, control y, en consecuencia, también de ahorro. Sin embargo, estas tres partidas no equivalen al gasto total del viaje de empresa. Los gastos que realiza un viajero en el destino pueden ser incluso mayores que estos, por lo que es necesaria una política de viaje que gestione todos los gastos de principio a fin –conocidas como políticas end-to-end–, y que incluyan soluciones de pago que permitan tal gestión. Estas políticas para gestión de viajes de empresa pueden ser un motivo importante de ahorro en la gestión de viajes corporativos; de ahorro tanto económico como de tiempo.
¿Cómo tramitan las empresas sus gastos de desplazamiento?
Métodos de autorización, uso de la tecnología, límite en el gasto, acuerdos con proveedores, recuperación del IVA, captura digital de documentos… Todos estos factores han sido analizados en la encuesta “El Viaje End-to-End” realizada por Forum Business Travel –en colaboración con Notilus y Diners Club Spain– con el objetivo de poner el foco sobre ellos con el objetivo de detectar posibilidades de ahorro.
Claves de gestión de gastos
1. Política de gastos
Es la base de toda empresa cuyos empleados viajan con frecuencia. El 80,2% de las empresas con sede en España cuenta con una política interna para los gastos de desplazamiento: las empresas están concienciadas sobre su importancia. La mayoría de Travel Managers encuestados (91,7%) declara tener un procedimiento estandarizado para la aprobación de los gastos. Sin embargo, solo un 32,3% realiza previsiones de las partidas de gasto previas al desplazamiento.
2. Pagos
¿Quién los realiza? Es otra cuestión clave a la hora de gestionar los gastos de un viaje corporativo “end-to-end”. Los pagos de carácter esencial para el viaje (avión, tren, coche de alquiler y hotel) son efectuados a través de una agencia. Por otra parte, los pagos que realiza el viajero son aquellos que se realizan en destino y, normalmente, con una tarjeta de crédito; es decir, restaurante, desplazamientos en taxi y parking.
En relación al tamaño de la empresa y a la tipología de pago, cuanto mayor es la compañía, aumenta la frecuencia de pago por parte del viajero.
3. Acuerdos con proveedores y límites de gasto
Estos acuerdos resultan en un control de los gastos, en un seguimiento más sencillo y, como consecuencia directa del acuerdo y del volumen de consumo, se consigue ahorro. El taxi es el servicio que cuenta con más acuerdos, un 56,4% de las compañías encuestadas tiene contratos con empresas del sector. No ocurre lo mismo con parkings y restaurantes, con un 18,3% y 14,9 de acuerdos, respectivamente. Nuevamente, las empresas con más del 70% de empleados viajando son las que más acuerdos mantienen.
La gran mayoría de empresas (70,2%) cuentan con un límite de gastos en restaurantes, situación que no se repite en el caso de los taxis y aparcamientos.
4. Recuperación de IVA
El hecho de poder recuperar el IVA de los tickets que presentan los viajeros es el beneficio principal de contar con una política de gastos. Sin embargo, es sorprendente que más de un tercio (34,4%) no realiza esta tarea administrativa; elevándose el porcentaje en las empresas con menos empleados viajeros, rozando el 50%. Entre las empresas que sí recuperan el IVA, en la mayoría de casos es la propia empresa la que realiza el proceso
5. Medio de pago
El 80,8% de las empresas emplea la tarjeta de crédito; por su parte, el dinero en efectivo está en desuso. Los gastos que se general durante el viaje se pagan tal y como muestra el gráfico:
6. Modo de liquidación: la captura digital
Los procesos de liquidación manuales continúan siendo altos, un 35,9%, aunque un 13% se encuentra en proceso de instaurar métodos de automatización. La captura digital, es decir, la digitalización de tickets es una de las soluciones más efectivas para controlar gastos en viajes de empesa. Asegura un buen seguimiento y un gran ahorro de tiempo, ya que agiliza las labores de administración. No obstante, sorprende que un 73,9% de las compañías encuestadas no cuentan con este sistema.
Todos estos datos revelan una creciente necesidad de instaurar políticas de viaje end-to-end, que consigan ahorro, de tiempo y económico. Los Travel Managers se inclinan positivamente hacia las opciones tarjeta monedero, que permiten el pago de los gastos en los que se incurre durante los desplazamientos.
Los datos empleados en este artículo han sido extraídos de la encuesta “El Viaje End-to-End” realizada por Forum Business Travel –en colaboración con Notilus y Diners Club Spain–, documento descargable desde nuestra web. La encuesta fue respondida de manera anónima por 101 Travel Managers de empresas españolas, o con delegación en España, entre el 15 de septiembre y el 15 de octubre de 2015.