En las grandes compañías, el número de empleados es muy elevado y, en consecuencia, también lo es el número de viajes corporativos que suceden de manera simultánea. En consecuencia, es fundamental contar con una persona que gestione estos viajes, es decir, un Travel Manager.
Se trata de un puesto muy complejo y clave a la hora de gestionar todos los viajes que se realizan en una empresa. El gestor de viajes está a cargo de promover el ahorro de costes directos, pero, al mismo tiempo, debe velar por la satisfacción de los empleados viajeros. Esta última viene condicionada por los servicios negociados, la organización de los procesos de reserva y de liquidación de gastos y por la solución de los problemas que surgen durante los viajes.
Otras metas de un Travel Manager son conseguir una experiencia de viaje corporativo agradable, ahorros en costes indirectos gracias a una organización eficaz de los procesos, así como la transparencia en el área de los viajes corporativos en términos de organización, volumen y costes.
Entre las tareas centrales del Travel Manager se encuentran:
- Negociar con proveedores y agencias de viajes.
- Establecer socios contractuales preferentes.
- Definir de las políticas de viaje.
- Participar en la redacción de contratos.
- Optimizar la compra de todos los servicios de viaje.
- Controlar la calidad de los servicios y procesos.
- Comunicación interna.
También es recomendable que participe en un proceso de mejora continua de los viajes corporativos. Hay incluso más responsabilidades que se pueden asignar a un gestor de viajes:
- La gestión de la liquidación de los gastos de viaje.
- La gestión de eventos, congresos, incentivos y reuniones, conocido como MICE (Meetings, Incentives, Congresses and Events).
- La seguridad y los seguros durante los viajes de empresa.
- La comunicación móvil durante los viajes.
Debido a la complejidad de sus tareas y el enfoque internacional de sus actividades, un Travel Manager idóneamente debe tener conocimientos sobre el mercado de los viajes de empresa, capacidad de gestión y negociación, conocimientos de informática, conocer las interconexiones de la empresa, tener dotes de liderazgo y disponer de al menos un buen nivel de inglés.