Un importante desafío al que se enfrenta el travel manager es cómo gestionar los imprevistos que puedan surgir en los viajes de empresa. Su eficiencia a la hora de hacerlo influirá en los costes y, en consecuencia, en la cuenta de resultados.
Es tarea del travel manager gestionar toda la operativa concerniente a los viajes de empresa, y eso supone no solo la contratación de billetes de avión, hoteles, seguros, salas para eventos, restaurantes y demás, sino también realizar informes previos para que los miembros de la plantilla conozcan de antemano la casuística del lugar de destino y planes de actuación ante circunstancias imprevisibles. No se trata solo de realizar la labor logística del viaje, sino de minimizar los perjuicios que puedan ocasionar situaciones inesperadas.
La mayor parte de los imprevistos pueden ver su impacto amortiguado si se cuenta con una buena planificación previa.
- Desarrolla un Plan de contingencias que contemple soluciones ante posibles situaciones adversas. En un viaje de negocios se pueden dar casos como el retraso de un avión que impide tomar una conexión, el extravío del equipaje, una indisposición que requiera asistencia médica y otros que te contamos en este post sobre los imprevistos más frecuentes. La labor del travel manager, en estos casos, es prever las posibles adversidades que se pueden dar y elaborar un plan de acción para minimizar sus posibles repercusiones.
- Tan importante como contar con este plan de actuación es saber comunicarlo de forma correcta a la plantilla. Asegúrate de que las personas que viajan conocen a la perfección todos los protocolos y que disponen de los contactos a los que deben dirigirse si algo interfiere en el correcto desarrollo del viaje.
- Cuenta con una red de colaboradores de confianza: seguramente se darán muchas situaciones sobre las que el travel manager no tendrá capacidad de actuación. Por eso es importante contar con una serie de contactos de confianza que puedan ayudarnos a salir de situaciones comprometidas.
- Haz análisis previos y exhaustivos de cada viaje: al igual que no son los mismos imprevistos los que pueden surgir viajando en avión que en coche corporativo, no es lo mismo viajar dentro de España que fuera, y no es lo mismo, por ejemplo, el viaje individual de una sola persona que el desplazamiento de un grupo. La gestión de viajes seguirá siempre las directrices del Plan de movilidad de la compañía, pero cada caso concreto requerirá un estudio específico en función de sus características.
- Cuenta con seguros que cubran supuestos realistas: una de las partes más importantes del travel management es disponer de seguros adaptados a los requerimientos de nuestros viajes. Asegúrate de que las pólizas ofrecen las garantías necesarias y cubren todos los supuestos que pueden alterar el viaje.
- Realiza reservas que permitan cambios y anulaciones: muchos de los imprevistos que se dan en los viajes vienen motivados por cambios en la agenda, por lo que siempre será interesante hacer reservas tanto de transporte como de alojamiento que permitan realizar cambios y anulaciones.
- Apóyate en los servicios de una agencia de viajes: las agencias pueden ser una gran ayuda para el travel manager y una importante garantía para el viajero, ya que hay empresas que ofrecen servicio de atención al cliente 24 h para determinados servicios. De esta forma, siempre que surja un imprevisto, el trabajador podrá obtener ayuda. Al mismo tiempo, esta prestación puede ahorrar gastos a la compañía, sobre todo en tiempos de gestión del travel manager.
- Prepara una partida presupuestaria para gastos no planificados: el presupuesto también se verá afectado por la anticipación a los imprevistos. En el plan de gasto de cada viaje debe haber una partida que posibilite cubrir pagos con los que no contábamos, por ejemplo, ante la cancelación de un billete no reembolsable o en caso de que sea necesario alargar la estancia.
El travel manager, por tanto, ha de tener un conocimiento global del mercado de los viajes de empresa para poder realizar su función de forma eficiente y es, hoy, una pieza fundamental del engranaje para limitar imprevistos.