Una de las variables que debe estar considerada en la política de viajes de una entidad es la forma de pago a utilizar durante los viajes. Ante esta decisión, cada vez son más las empresas que se decantan por la tarjeta corporativa, pero aún sigue habiendo muchas compañías que mantienen el pago en efectivo.
Este método, más que facilitar las cosas, entorpece tanto las gestiones del viaje como la estancia de los empleados durante sus desplazamientos.
Estos son algunos de los inconvenientes de recurrir al efectivo como método de pago en los viajes de empresa:
Imagen poco profesional
Uno de los factores en los que más influye el tipo de pago fijado por la empresa es en su imagen. En primer lugar, dentro de la propia organización: recordemos que los empleados son nuestro cliente interno y, por tanto, el primero al que hay que satisfacer. El pago en efectivo puede traer consigo complicaciones que dificulten su viaje y el adelanto del dinero por parte del trabajador, lo que hará que tenga una imagen poco profesional de la empresa.
En segundo término, de cara a clientes, proveedores y otros colaboradores. Pagar con efectivo en reuniones como comidas de negocios denotará desorganización y falta de planificación.
Los tickets
El método de pago en efectivo trae consigo lo que puede convertirse en un suplicio para el viajero: los tickets. Este deberá recoger, recopilar y posteriormente hacer llegar a su travel manager o al departamento de compras todos los justificantes de los pagos realizados durante el viaje. Aparte de la incomodidad que supone custodiar todos esos pequeños trozos de papel, lo normal es que alguno se extravíe: ¿quién asume ese gasto, la empresa o el trabajador?
Falta de control sobre el gasto
El pago en efectivo hace más difícil controlar el gasto, ya que se pierde la noción de los pagos realizados. Esto suele provocar que los gastos se incrementen.
Dificultad en la gestión de los gastos del viaje
El departamento de Contabilidad debe ir comprobando, uno a uno, todos los tickets: que se hayan realizado de acuerdo a la política de viajes, en el periodo indicado, en los establecimientos definidos, etc. Además de los gastos que quedan sin justificar por pérdida de los justificantes de pago. El uso de una tarjeta corporativa de gastos facilita todos los trámites de esta gestión.
Menor seguridad
En caso de robo o pérdida, la tarjeta de gastos puede ser anulada sin mayores consecuencias, no así el dinero en efectivo.
Menor capacidad de actuación en caso de gastos imprevistos
Ante un imprevisto que suponga gastos extra, el pago en efectivo puede limitar al viajero su capacidad de actuación. Llevando una tarjeta de crédito, siempre estará preparado para hacer frente a cualquier situación.
Más trabajo para el departamento de Contabilidad
El hecho de tener que disponer constantemente de suficiente dinero en la caja, de llevar un control sobre el efectivo entregado y de tener que pedir divisas para viajes fuera de la zona EURO conlleva un trabajo adicional para el departamento de Contabilidad que podría evitarse si la empresa pusiese a disposición de los viajeros unas tarjetas de crédito para sus gastos de representación.