La gestión de viajes es una labor compleja, pero a veces ayuda hacer una simplificación a sus elementos principales para partir desde ahí. Estos pueden resumirse en dos ejes fundamentales: a dónde se viaja y cuándo se hace. En función de estos dos parámetros podremos planificar el viaje al detalle y realizar un presupuesto que nos permita realizar una labor de expense management efectiva.
A continuación te mostramos cuáles serían los plazos óptimos de gestión para conseguir las mejores tarifas, si bien es cierto que en muchas ocasiones las reuniones de trabajo surgen de un día para otro o con menos margen de actuación del que nos gustaría.
¿A dónde es el viaje?
El destino es uno de los factores que más va a condicionar la planificación del viaje. El desplazamiento es uno de los mayores gastos que tendremos que afrontar, por lo que hay que estudiar bien las opciones.
Si el trayecto requiere viajar en tren o en avión a un destino nacional o europeo, lo ideal es poder reservar los billetes entre al menos un mes antes del evento. Este es el momento en el que los transportes suelen presentar precios más competitivos, lo que nos permitirá optimizar la partida destinada al desplazamiento.
Si por el contrario el destino es fuera del continente, el timing cambia. En este caso, es básico saber con la mayor antelación posible en qué momento se necesita viajar para intentar aprovechar las ofertas que sacan las aerolíneas en los cuatro o cinco meses anteriores a la fecha del vuelo, aunque lo más normal es que no dispongamos de tanto tiempo,
En lo que respecta al alojamiento, un mes de antelación suele ser óptimo para hacer una reserva, aunque hay que prestar atención (de nuevo) al destino. Si la zona es muy turística, los hoteles pueden presentar una alta ocupación o precios elevados, razón por la que, en estos casos, se aconseja organizarlo un poco antes si tenemos seguridad sobre los requisitos del viaje, pues será más sencillo encontrar alguna oferta. En caso de que los periodos sean más reducidos, siempre será aconsejable contar con una red de hoteles de confianza que pueda darnos el mejor soporte en situaciones como esta.
Si el destino lo requiere, un mes antes de la salida habrá que tener en cuenta aspectos como las vacunaciones y comprobar que toda la documentación necesaria está en orden.
Un par de semanas antes se pueden planificar otros aspectos del viaje, como pueden ser los coches de alquiler, restaurantes o seguros de viaje.
¿Cuál es la fecha?
El momento del viaje también es esencial en el travel management, pues dependiendo de la fecha muchos de los aspectos ya mencionados pueden variar. Principalmente tenemos que considerar si el momento en el que viajamos es una época tranquila o de mucho tránsito de viajeros en nuestro destino. No solo habrá que tener en cuenta la estacionalidad, sino también las celebraciones locales que puedan afectar al turismo o los eventos de negocios que eleven los datos de ocupación en los alojamientos.
En este último caso el factor tiempo es clave en la planificación. Las ferias, convenciones y acontecimientos de gran afluencia suelen fijar sus fechas con bastante antelación, dejando tiempo suficiente para la gestión del viaje. Por eso, si nuestra asistencia es segura, no está de más ser muy previsores. Aunque los viajes de empresa se suelan reservar a corto plazo, porque la mayoría de las reuniones suelen surgir entre un mes y un día antes, con respecto a la organización de convenciones y congresos, cuatro o cinco meses antes de su celebración es un buen momento para contratar los trayectos y reservar alojamientos. Así es posible conseguir los mejores precios y disponer de plazas en los hoteles que más nos interesen.