Cada vez son más empresas las que han dejado de delegar las gestiones relativas a los viajes de negocios en personal administrativo. Y es que, cada vez más, las empresas incorporan a sus equipos la figura del Travel Manager.
Hace unos meses repasábamos las características que ha de reunir un buen Travel Manager. En resumen, debe tener un perfil analítico, en el que lleve un control riguroso de presupuestos y gastos persiguiendo el ahorro. Debe tener capacidad de trabajar bajo presión ante imprevistos y situaciones de cierta crisis que puedan surgir, manteniendo la calma y aportando soluciones rápidas y eficaces. Asimismo debe tener capacidad de coordinación. Son muchos los frentes: trabajadores, proveedores, la propia compañía…También debe mostrar cierta flexibilidad y dotes relacionales y de negociación. Por último, debe ser un experto en el sector, estando al tanto de las últimas tendencias, tanto en su entorno como fuera del mismo.
Si a esas aptitudes, capacidades y conocimientos añadimos las siguientes actitudes a la hora de desarrollar su labor, estaremos ante un Travel Manager de primera:
Empatía
Un buen Travel Manager debe ser empático antes las diferentes situaciones que se le plantean por parte de todos los agentes implicados en un viaje de negocios. Para ello, la clave, saber escuchar y ponerse en el lugar del otro. Antes, durante y después del viaje. Atender y entender los comentarios, peticiones y experiencias es un factor fundamental de cara a proporcionar el mejor servicio.
Claridad
Además de escuchar, un buen Travel Manager debe saber trasladar ideas y mensajes a sus interlocutores. Para ello, debe tener claro qué es lo que hay que contar en cada caso concreto, huyendo de explicaciones ininteligibles o manuales excesivamente extensos y, por supuesto, sin dar nunca nada por hecho. Son cuestiones importantes las que un Travel Manager debe trasladar: políticas de viajes, protocolos en caso de emergencias, procesos en la gestión del viaje… Ante estos casos, el Travel Manager debe ser claro y conciso a la hora de trasladar estas cuestiones.
Previsión
Un Travel Manager de primera habrá dibujado los posibles escenarios que se puedan dar en los viajes de negocios que organiza y gestiona. Esto es muy importante para, en el momento en que se dé un escenario u otro, tener la capacidad da aportar una solución rápida y efectiva.
Disponibilidad
Para terminar, un Travel Manager debe estar disponible en todo momento ante las dudas, contratiempos o necesidades que pudieran surgir a cualquier persona durante un viaje de negocios. El trabajador que está de viaje debe poder recurrir al Travel Manager en cualquier momento, de forma que pueda proporcionarle una respuesta rápida ante cualquier consulta que pueda plantearse. Por supuesto, un Travel Manager también tiene derecho a su tiempo libre y a su fin de semana. Para estos periodos el Travel Manager tiene contratado un servicio 24 horas con la agencia de viajes de la empresa, de tal forma que sólo se le tenga que contactar en caso de máxima urgencia.
Aliados del Travel Manager
Seguro que si eres Travel Manager, ahora mismo te estás analizando para ver si encajas en el perfil, ¿verdad? Si no es el caso, ¡no te preocupes! Aquí también es cierto que un Travel Manager no nace, se hace.
Para ello existen multitud de recursos de los que te puedes valer para aproximar tu perfil profesional al prototipo ideal. Y en Diners Club te ofrecemos multitud de soluciones que harán de ti un Travel Manager de primera.
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