Los viajes corporativos, uno de los mayores gastos de las empresas
Para muchos empresarios y directivos, los viajes de negocios son la mejor oportunidad para firmar nuevos contratos fuera del círculo habitual, fortalecer relaciones o inspeccionar nuevos mercados. Pero lo cierto es que los viajes corporativos son mucho más que eso. Son la herramienta básica mediante la cual se expande una empresa, el eje que ayuda a crear vínculos, conocer otras realidades y aumentar las ventas. Los viajes son, en definitiva, imprescindibles. Invertir en ellos es una obligación de cualquier compañía que desee crecer, aunque esto no significa que deban destinarse fondos ilimitados para hacerlo. Optimizar tu presupuesto es posible y hoy vamos a contarte cómo.
Actualmente, en el ranking de gastos de las empresas, las nóminas ocupan la primera posición, seguidas de los viajes. Billetes de avión, traslados en taxi, tarifas de aparcamiento, dietas y noches de hotel suman un monto bastante elevado, al cual hay que hacer frente. Esto, sumado al periodo de recesión y estancamiento económico, ha hecho que ahorrar en los viajes corporativos no sea solo deseable, sino también necesario.
A continuación te presentamos algunas de las recomendaciones básicas con las que conseguirás economizar sin perder productividad.
Traslados aéreos
Aunque a todos nos gusta volar en clase business, hay ocasiones en las que, sencillamente, no compensa. Lo mejor es limitar este tipo de billetes a los vuelos de larga duración y optar por la clase turista para desplazamientos dentro de España o por Europa. Antes de comprar, compara entre distintas compañías… ¡la diferencia de precios puede ser enorme! La hora de selección de los vuelos, la antelación de la misma, las rutas de las distintas aerolíneas… hay muchos factores que influyen en los motores de reservas de vuelos.
Acuerdos con otras empresas
Los taxis, el pago de kilometraje, las tarifas de aparcamiento y las noches de hotel ocupan una parte muy considerable de los gastos destinados a viajes. Una buena solución es intentar cerrar acuerdos con determinados grupos empresariales de estos sectores, para así conseguir descuentos. En el mercado español ya se encuentran una serie de aplicaciones de taxi y de parking que también ayudan a reducir los gastos de estas partidas considerablemente. Ahorrarás más de lo que imaginas, ya sea con los más tradicionales, o con las nuevas compañías de transporte.
Uso de las nuevas tecnologías
Siempre que las condiciones lo permitan, realizar una reunión por Skype, Hangouts, o alguna otra plataforma de comunicación puede ser también una solución para ahorrar. Ésta es una práctica cada vez más común que nos permite acercarnos a cualquier lugar del mundo sin tener que movernos de nuestra oficina. Sin embargo, para que este tipo de reuniones sean eficientes, el número de participantes debe ser reducido. Además, aunque para reuniones rápidas sea una buena solución, para cuestiones más complejas la presencia física y la posibilidad de hacer networking puede ser el factor decisivo para tener éxito en el cometido de la reunión.
Premiar el ahorro
Si dejas que tus empleados gestionen sus propios viajes, puedes motivarles a ahorrar ofreciendo algún premio o incentivo a quien consiga presentar el presupuesto más bajo. Ellos tomarán conciencia de la necesidad de no malgastar y se esforzarán por cumplir con las expectativas al mismo tiempo que se lo agradeces con algún día libre, un premio, o un curso formativo, por ejemplo.
También es posible que ahorres si tienes a un empleado especializado en la gestión de viajes de empresa, como es la figura de un travel manager, quien, con su implicación y experiencia en la organización, así como por los acuerdos con proveedores que pueda llegar a cerrar, obtendrá precios mucho más competitivos.
En definitiva, en una época donde los procesos de internacionalización están a la orden del día, parece innegable que destinar recursos a los viajes corporativos es toda una inversión de futuro. Y es que la clave no está en eliminar el gasto dedicado a esta actividad, sino en buscar el modo de ajustar el presupuesto.
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