La digitalización y automatización es algo que nos rodea en todos los ámbitos. En los procesos empresariales, también.
Y uno de los procesos financieros que pueden beneficiarse de la digitalización y automatización es la gestión de los gastos de viajes corporativos.
Las consecuencias de un bajo nivel de digitalización son muchas, y perjudica al funcionamiento de la compañía y sus procesos internos.
¿Cuáles serían las ventajas de digitalizar los procesos de gestión de gastos, en general, y del business travel, en particular? En Diners Club Spain te lo contamos a continuación. ¡Sigue leyendo!
Digitalización de los gastos de business travel para evitar errores y fraudes
Uno de los principales beneficios de la digitalización y la automatización de los gastos de business travel es la reducción de errores y fraudes. Sin duda, por todos es sabido, que los procesos manuales pueden llevar a errores humanos, como la introducción de información incorrecta o la duplicación de facturas.
Así, la automatización de los procesos de gastos puede minimizar la intervención humana, lo que reduce la posibilidad de errores y permite una mayor transparencia en el proceso de gastos, lo que ayuda a detectar fraudes más fácilmente.
Además, existen nuevos medios de pago que refuerzan el control sobre errores y fraudes. ¿Cómo cúales? Las soluciones VCN (Virtual Card Solution) aumentan la autonomía de la empresa en cuanto a gestión de gastos se refiere, permitiendo configurar las características propias de cada tarjeta virtual, según los límites que quiera establecer la empresa.
Su condición de número virtual configurable aumenta la seguridad de las operaciones, ya que el riesgo se limita gracias al importe autorizado, los usos y la caducidad, entre otros. Esta configuración disminuye el fraude, elimina el gasto no autorizado y simplifica la conciliación de facturas.
Como decimos, VCN Solution otorga a la empresa una trazabilidad absoluta de los gastos, simplificando así la conciliación de facturas. Esto se consigue gracias a que el número de tarjeta virtual, o VCN, actúa como identificador único de cada operación realizada con dicha tarjeta.
Ahorro de tiempo y dinero
Otra ventaja importante de la digitalización y la automatización de los gastos de los viajes corporativos es el ahorro de tiempo y dinero.
Los procesos manuales pueden ser lentos y caros, ya que requieren que los empleados dediquen tiempo a rellenar formularios, hojas de gastos y enviar correos electrónicos para solicitar reembolsos.
La automatización de los procesos de gastos puede reducir significativamente el tiempo necesario para procesar y aprobar estos gastos.
Ello, no solo ahorra tiempo a los empleados, sino que también reduce los costes asociados con el proceso de gestión de gastos.
Facilita el análisis de datos
La digitalización y la automatización de los gastos de business travel también pueden proporcionar a las empresas una mayor visibilidad sobre sus gastos y el rendimiento de sus empleados.
Los sistemas automatizados pueden recopilar y analizar datos sobre los gastos de business travel, lo que puede ayudar a las empresas a identificar áreas de ahorro y oportunidades de mejora. También puede ayudar a las empresas a tomar decisiones más informadas sobre cómo asignar recursos y planificar futuros viajes de negocio.
Cumplimiento normativo
Por último, podemos decir que la digitalización y la automatización de los gastos de business travel también pueden ayudar a las empresas a cumplir con las normativas fiscales y contables. Y es que los sistemas automatizados pueden garantizar que los gastos de business travel se ajusten a las políticas y regulaciones internas de la empresa y a las regulaciones.
Con todo ello, desde Diners Club Spain nos sumamos a la apuesta por la digitalización de procesos. De hecho, nuestras soluciones se diseñan sobre esa base. Por ejemplo, nuestra Travel Account permite pagar de forma centralizada todos los gastos en viajes de los empleados de una compañía.
Sin emisión de plástico, la Travel Account permite el pago de todos los servicios que preste la agencia de viajes a las empresas, utilizando un único número de tarjeta, con el que se pueden centralizar todos los gastos de viajes de empresa.
Así, se simplifica la identificación y la asociación de los pagos a un centro de coste o cualquier otra referencia contable para así controlar los gastos. Además, aporta un servicio de conciliación entre la facturación de la agencia de viajes y los cargos/abonos correspondientes en la tarjeta. En muchas ocasiones, este servicio es imprescindible para la gestión administrativo-contable de la empresa.