El Tourism Innovation Summit fue el lugar elegido, el pasado mes de octubre, para presentar el informe “Las decisiones de compra en el mundo de los eventos corporativos”, un estudio realizado por el Event Management Institute para EMA Spain con el patrocinio de Diners Club, que analiza los aspectos que influyen en las decisiones de compra de los Event Managers, tanto corporativos como de agencia.
Este estudio aborda temas como el rol de los proveedores, la elección del destino, la selección del venue, los servicios adicionales, las condiciones de pago y las expectativas de futuro.
Y cómo no, en Diners Club Spain no hemos dejado pasar la oportunidad de apoyar el desarrollo de este estudio y compartir con EMA todo nuestro expertise en lo que a condiciones de pago se refiere en el ámbito del Event Management.
Profundizando en este punto, el informe concluye que las condiciones de pago varían según el tipo de evento, el proveedor y el cliente, pero en general se negocian plazos de pago más largos y se exigen garantías de cancelación o modificación. Se observa una tendencia a la digitalización y la simplificación de los procesos de pago.
En el caso de los Event Managers corporativos, suelen confiar la responsabilidad de las condiciones de pago en el departamento de compras, de modo que delegan y se despreocupan, aunque no llegan a desvincularse del todo porque son los interlocutores delante de los proveedores.
Por su parte, los Event Managers de agencia tienen la percepción de que las condiciones de pago son diferentes para los proveedores habituales -son fijas y quedan preestablecidas previamente-, en comparación con los nuevos proveedores -suelen ser más flexibles y menos estrictas-. Los Event Managers de agencia, en muchas ocasiones, pagan a sus proveedores antes que la empresa haya abonado la totalidad de la factura. En ocasiones, tienen que financian parte del evento -al igual que un banco-.
Generalmente, si los Event Managers trabajan con proveedores grandes, estos se tienen que adaptar a las normativas de pago de la empresa que contrata el evento -los proveedores grandes deben tener músculo financiero para adelantar los gastos-. En cambio, si se trata de proveedores pequeños, estos suelen tener unas condiciones especiales, se paga una parte por adelantado y se acuerdan los plazos de pago para el importe restante, ya que no pueden financiar el evento.
Las experiencias respecto a las condiciones de pago varían dependiendo de si se trata de Event Managers corporativos, que suelen delegar en el departamento de compras, o si se trata de Event Managers de agencia que tienen asumir los gastos hasta que cobran la factura de la compañía que encarga el evento. Las agencias de eventos cuando se convierten en proveedores homologados tienen unas condiciones de pago inamovibles que se mantienen en el tiempo.
Sistemas y medios de pago
Respecto a este punto, el informe resalta que los Event Managers corporativos no acostumbran a estar en el día a día de los pagos y, es que, cuando el evento se organiza directamente a nivel interno es el departamento de Compras quien se ocupa de la autorización y los pagos. Y cuando el evento se externaliza y se contrata una agencia, los pagos también recaen en el departamento de Compras. Además, los Event Managers corporativos no acostumbran a tener tarjeta de crédito y cuando disponen de ella es solo para gastos limitados y de bajo importe. En las agencias de eventos recae la responsabilidad de los pagos a proveedores, tanto de los gastos previstos inicialmente como de los imprevistos que puedan surgir.
Y, es que, según el estudio, en el 97% de los casos, el principal sistema de pago es por transferencia bancaria. Tan solo el 15% de los Event Managers encuestados dispone de una tarjeta ilimitada, y el 14%, de una tarjeta limitada. Aunque los Event Managers, tanto corporativos como de agencia, dispongan de tarjeta, la mayoría hace sus pagos mediante transferencia. Estos sistemas de pago a proveedores suelen venir determinados, en su mayoría por el departamento de compras y finanzas y por la dirección general.
Los Event Managers de agencia, para pagar los gastos imprevistos, suelen usar una tarjeta de crédito (84,5%). Los Event Managers corporativos no acostumbran a disponer de tarjeta de crédito para asumir gastos de los eventos, todo se tramita por orden de compra en el departamento de Compras o lo anticipa la agencia de eventos.
En algunas empresas, los Event Managers corporativos, pueden costear importes pequeños de 200 – 300 € para cubrir imprevistos, y posteriormente cumplimentan una hoja de gastos y la empresa abona la cantidad. En otras empresas, los Event Managers corporativos tienen una tarjeta prepago por si surge un gasto imprevisto, la empresa autoriza el gasto y recarga la tarjeta prepago para hacer frente a ese gasto.
Con todo ello, desde Diners Club Spain apostamos por ofrecer soluciones de pago especialmente diseñadas para cubrir las necesidades de este tipo de profesionales, tanto corporativos, como de agencia.
Ejemplo de ello es nuestra MICE Account, una herramienta de pago, creada para centralizar y controlar todos los gastos relacionados con la organización de eventos. Una solución pensada para el pago de todos los servicios de eventos, ya que centraliza todos los gastos, financia los adelantos necesarios y facilita la trazabilidad de los pagos.
Diseñada para organizadores de eventos y agencias, permite la creación de tarjetas virtuales gracias a la Solución VCN. Estas tarjetas son parametrizables y creadas para el concepto deseado, mejorando la trazabilidad, transparencia y aumentando la seguridad en los pagos. Ya que se reduce el fraude y gasto no autorizado.
Además, MICE Account añade un valor fundamental y, es que, lleva vinculado un seguro de asistencia en viajes, accidentes en desplazamientos y movilidad en destino.
Otras conclusiones del estudio
Además de procesos y medios de pago, el estudio ha analizado otros aspectos, cuyas conclusiones pasamos a resumir a continuación:
- Los Event Managers, tanto corporativos como de agencia, tienen un perfil profesional muy diverso, con formación y experiencia en diferentes áreas, lo que implica una gran adaptabilidad y versatilidad.
- Los proveedores son considerados como socios estratégicos que aportan valor añadido a los eventos, por lo que se busca establecer relaciones de confianza y colaboración a largo plazo con ellos.
- La elección del destino depende de varios factores, como la accesibilidad, la seguridad, la oferta cultural y de ocio, la sostenibilidad y la imagen de marca. Los destinos nacionales son los más demandados, seguidos de los europeos y los internacionales.
- La selección del venue se basa en criterios como la capacidad, la ubicación, la calidad, el precio, la flexibilidad, la innovación y la personalización. Se valora positivamente la existencia de sellos o certificados de calidad y seguridad.
- Los servicios adicionales más solicitados son el catering, el transporte, el alojamiento, el audiovisual, el personal y el entretenimiento. Se busca que estos servicios se adapten a las necesidades y expectativas de cada evento y que ofrezcan soluciones creativas y diferenciadoras.
- Las expectativas de futuro son optimistas, aunque condicionadas por la evolución de la pandemia y las medidas sanitarias. Se prevé una recuperación progresiva de la actividad presencial, combinada con la modalidad virtual e híbrida. Se considera que los eventos seguirán siendo una herramienta de comunicación y marketing imprescindible para las organizaciones.
¿Quieres saber más sobre este análisis sobre las decisiones de compra en el ámbito de los eventos corporativos? Accede al informe en nuestra web.
