El mundo avanza. Y la tecnología también. La tecnología aplicada a la gestión, en su más amplio sentido, ha hecho avanzar a todos los sectores productivos, ayudando a toda empresa, se dedique a lo que se dedique, a ahorrar tiempo y recursos. Reduce e incluso evita el fraude, los ‘errores humanos’ y, en definitiva, incrementa el beneficio de la compañía.
En este sentido, la forma en cómo se gestionan los gastos de una empresa tiene mucho que ver con la optimización de los resultados. ¿Cómo hacer que la flecha del gráfico apunte hacia arriba? En relación a los gastos, un buen método que contribuye a ello es la sistematización de su gestión, acompañada, cómo no, de la aplicación de la tecnología, con el objetivo, entre otros, de automatizar la gestión.
Efectivamente, esta fórmula ya es utilizada por muchas empresas que cuentan con softwares de gestión de gastos. No obstante, la tecnología también avanza en ese campo. Si eres el responsable del área financiera de una empresa, sea del tamaño que sea, conviene, de forma periódica, evaluar si el sistema de automatización de gastos es el adecuado, si los proveedores están dando el servicio que necesitamos o si se están cumpliendo las políticas de gastos, entre otras cuestiones que pasamos a analizar. A continuación, algunas claves:
- Establecer un sistema de conciliación ágil y fácil. Como sabemos, el cotejo de los cargos en los extractos de las tarjetas con las declaraciones de gastos de los empleados consume mucho tiempo y recursos del equipo financiero. Así pues, la automatización de esta gestión se hace esencial, sobre todo, cuanto mayor sea el tamaño de la empresa. Asimismo, es muy conveniente seleccionar proveedores con herramientas que simplifiquen esta labor. Esto puede sernos de gran ayuda a la hora de invertir menos tiempo, por ejemplo, en identificar desviaciones o errores.
- Vincular el sistema de tarjetas corporativas con el medio de pago centralizado de la compañía. Este segundo punto dota de una flexibilidad envidiable a las compañías que así lo hacen. Es un modo de aumentar el control, reducir el fraude, facilitar una identificación más ágil de los gastos y su asignación correcta. La centralización de los gastos en un medio de pago simplifica la conciliación de facturas y, además, muchos proveedores suelen ofrecer una amplia información complementaria que nos permite un riguroso análisis de los gastos.
- Análisis de los gastos. Al hilo del punto anterior, el poder extraer diferentes informes de gastos que ayuden al área financiera a diseñar políticas de gastos adecuadas resulta esencial, así como el permitirnos implementar sistemas o herramientas que garanticen su cumplimiento. Estos análisis contribuyen a optimizar los costes de viajes de negocios, los gastos de representación, en definitiva, de cualquier área, puesto que ofrecen información muy detallada para poder definir estrategias y evaluar su efecto de cara a la optimización de resultados.
- Vincular los límites de las tarjetas corporativas a las políticas de gastos. Una muy buena fórmula de evitar gastos excesivos, no autorizados o realizados sin la debida justificación. Todo ello, sin tener que invertir demasiado tiempo por parte del área financiera en la revisión de posibles gastos improcedentes. E implementar fórmulas que estandaricen y acoten el funcionamiento del día a día ayudará al cumplimiento de estas políticas.
- Flexibilidad: Cada empresa sabe lo que necesita, y en base a ello, debe analizar lo que más se adecúa según su tamaño, las sedes en otras ciudades o países, el volumen de teletrabajo, etcétera. Y buscar un proveedor que nos proporcione un servicio flexible resulta fundamental.
Con todo ello, desde Diners Club Spain, como compañía orientada a aportar el máximo valor añadido a sus clientes mediante soluciones innovadoras en todos los aspectos enumerados, animamos a todas las compañías a maximizar la eficiencia en los procesos de pago, a través de sistemas que simplifiquen y agilicen la gestión de todo ello. Por nuestra parte, en Diners Club trabajamos cada día en diseñar y mejorar soluciones de pago que se adaptan a las necesidades reales de cada uno de nuestros clientes.