“Menos es más.” En la gestión de pagos, también. Emplear menos tiempo, disminuir la posibilidad de ‘fallos humanos’, reducir pasos en el proceso, etc., aumentan la eficiencia y, en consecuencia, mejoran la rentabilidad de una empresa. Y esto, de la mano de sistemas de pago centralizados para el pago de proveedores, es posible.
“El tiempo es dinero” es otra popular frase. Atribuida a Benjamin Franklin, quien la empleó en 1748 en su ensayo “Advice to a Young Tradesman”, con ella el autor quiso explicar que, el tiempo -y tiempo también implica todo lo que hacemos en la vida- se traduce en dinero y como tal, este dinero debería invertirse de forma rentable, conforme a la ecuación costes-beneficios.
Para ello, en cualquier tipo de organización, controlar los costes de los proveedores es fundamental y la optimización, no solo de esos costes, sino también del proceso de gestión de los mismos, resulta esencial. No obstante, en muchas entidades, este punto, el coste real de la función de gestión y procesamiento de facturas, es una cuestión pendiente de abordar.
De hecho, se estima que, para las empresas con un proceso completamente manual, aprobar y dejar lista para el pago una factura, puede costar entre 11 y 16 euros. Esto significa que una organización relativamente pequeña, que recibe unas 40 facturas al día, gastará más de 110.000 euros al año, solo procesando facturas de proveedores.
Asimismo, los procesos manuales de autorización, que se alargan en el tiempo, dan lugar a otra serie de problemas, al impedir, por ejemplo, aprovechar los descuentos por pagos anticipados. Y es que, casi una cuarta parte de las empresas señala que no suele beneficiarse de estos descuentos debido a la lentitud de las aprobaciones de los gastos, lo que en grandes corporaciones, tiene un impacto destacado.
No obstante, el ahorro de costes que se puede lograr, mediante la automatización de facturas, evitando la intervención manual, es significativo. Según estudios de entidades consultoras en pagos, como PayStream Advisors, la automatización puede reducir el coste en un 75%.
Además del tiempo requerido por un sistema manual de gestión de facturas, el hecho de que las facturas se pierdan u olviden, antes de llegar al departamento de finanzas, provoca errores habituales como retrasos, facturas duplicadas, omisión de los procesos correctos de aprobación; etc. También suele provocar otra serie de costes, como recargos, intereses o, como comentábamos, el coste de desaprovechar oportunidades de descuento, por pago anticipado o pronto pago, entre otros.
Para evitar estos problemas, existen diferentes tipos de herramientas, que ayudan a los profesionales del área de finanzas de las empresas a velar por la optimización de estos procesos, tales como aplicaciones y softwares de gestión. En unos casos, aplicados a la gestión de gastos y otras cuestiones por áreas, como pueden ser los Enterprise Resource Planning (ERP), o bien, sistemas de pagos centralizados en el sentido más amplio, como pueden ser los dirigidos al pago de todo tipo de proveedores de una compañía.
En esta línea, en Diners Club Spain, estamos trabajando en una tarjeta para pago a proveedores que, además de la financiación, incluirá un destacado valor diferencial, como es la opción de vincular el medio de pago a números de tarjetas virtuales.
Este tipo de tarjetas están concebidas para pagos a todo tipo de proveedores, para compras recurrentes y no controladas. El objetivo es aumentar la financiación, aumentando el plazo de pago, integrando los gastos en sistemas de liquidación de gastos y evitando el consumo de riesgo CIRBE.
Sin ‘más’, esperamos que el ‘tiempo’ dedicado a este artículo haya sido de utilidad y, si eres un responsable del área financiera de una compañía y tomas nota de todo ello, sin duda, habrá sido “un tiempo bien invertido”.