En varias ocasiones hemos hablado de la incidencia que el Big Data ejerce en todos los ámbitos, también en los viajes de negocios. Son muchos los beneficios que el análisis de los datos reporta a empresas y sectores, y estos no solo se centran en conocer más a sus clientes, sus patrones de comportamiento, sus necesidades o sus aspiraciones, sino también para poder orientarse mejor a su satisfacción. El Big Data también es una potente herramienta para reducir costes, algo que seguro que muchas empresas, de todos los sectores, también van a ‘mirar con lupa’ a partir de la desescalada.
Analizar la información mediante herramientas de Big Data permite encontrar esos puntos en los que es posible reducir gasto y mejorar la rentabilidad. La reducción de costes es básica para una gestión empresarial eficiente que garantice el éxito y la sostenibilidad de cualquier empresa.
Para lograr esta reducción de costes es necesario examinar todos los procesos de la compañía para detectar áreas de mejora donde recortar gastos o establecer nuevos mecanismos que resulten más económicos. Todo ello, sin afectar a la rentabilidad de la organización ni a la calidad de los productos o servicios.
Según el tamaño o la complejidad de la empresa, este análisis resulta más o menos complicado. Y para facilitar esta tarea es donde entra en juego el Big Data aplicado a la reducción de costes, en particular, y a la optimización de procesos en general. Todo ello, orientado a aumentar la rentabilidad de la compañía.
Algunos de los ámbitos en los que se suele aplicar el Big Data son:
- Reducción de costes
- Mejora de la rentabilidad
- Optimización de recursos
- Establecimiento de sinergias
- Conocimiento de patrones del capital humano dirigido a mejorar su rendimiento mediante el diseño de contraprestaciones, incentivos, etc.
Pero empecemos por el principio…
¿Qué es el Big Data?
El término Big Data se refiere a la masa o volumen de datos, tanto estructurados como no estructurados, que inundan el mundo de los negocios hoy día. A partir de ellos se puede realizar un análisis que nos permita generar ideas encaminadas a mejorar la toma de decisiones y las estrategias empresariales. Entre ellas, una parcela es la reducción de costes, orientada a aumentar la rentabilidad.
Cómo utilizar el Big Data para reducir costes
Las herramientas de Big Data para el análisis de costes nos permiten ‘atacar’ el gasto desde distintas perspectivas como son:
- La identificación de los productos y servicios que pueden reducirse o eliminarse sin afectar a la rentabilidad de la empresa.
- El desarrollo de un plan de reducción gradual de costes a nivel general y de área funcional sin afectar a la organización.
- El establecimiento de métodos de seguimiento y control del cumplimiento del plan de ahorro de costes.
- La realización de mejores evaluaciones de impacto y detección de posibles acciones de mejora.
- El análisis de aspectos críticos donde debe centrarse la estrategia para conseguir una reducción más efectiva sin afectar a la calidad.
- El establecimiento de los riesgos a considerar en la aplicación del plan de reducción y adecuación de costes a la realidad de la organización.
- El análisis de datos para beneficiarnos al máximo de las ventajas fiscales y ayudas económicas y financieras que reduzcan los costes y gastos operativos.
- El establecimiento de medidas correctoras ante desvíos no previstos de cara a cumplir objetivos.
- Establecer un control gasto no autorizado.
- Configurar sistemas y herramientas que mejoren la trazabilidad de los gastos evitando gastos sin identificar.
- Establecer sinergias con otras empresas o acuerdos corporativos con proveedores para obtener condiciones ventajosas, centralización del gasto y facilitar las provisiones de cara a futuros presupuestos.
Para acometer todas estas cuestiones, las herramientas de Big Data deben aplicarse al análisis de datos consolidados y provenientes de prácticamente todas las áreas de interés de la organización: procesos financieros, operacionales, administrativos, etcétera.
Reducción de costes en los viajes de negocios gracias al Big Data
Todos los gastos vinculados a los viajes de negocios o eventos organizados por las compañías pueden ser susceptibles una reducción de costes. Pero para que esta reducción de costes sea efectiva de cara a la rentabilidad, es importante realizar un análisis, no solo de dónde se puede, sino también de dónde se debe contener ese gasto. A veces, ‘meter tijera’ en un aspecto concreto puede, no solo no repercutir en un aumento de rentabilidad, sino que puede ser contraproducente.
Los viajes de negocios, a pesar del parón experimentado en estos momentos, volverán a despegar. Porque prescindir de ellos como fórmula de recorte o mantenerlos, pero con recortes en aspectos no analizados, no es la mejor solución. Debemos ver los viajes de negocios no como un gasto prescindible, sino como una inversión para lograr mayores ingresos para las compañías. Y es que muchas veces, es necesario cerrar un acuerdo con apretón de manos en vivo y en directo.
Esto no quiere decir que los viajes de negocios deban llevar la misma dinámica que hasta hace dos meses. Han de adaptarse a las circunstancias y contribuir al aumento de la rentabilidad de las compañías. Clave en este sentido es llevar sobre ellos un análisis exhaustivo.
Para ello, la aplicación de herramientas de Big Data resulta de gran utilidad. Un ejemplo de este tipo de herramientas es el Portal Atrium de Diners Club. A través de esta herramienta de Big Data, los responsables de la gestión de viajes de negocios o responsables financieros de las compañías pueden acceder a un módulo de informes personalizados de los gastos vinculados a viajes corporativos según sus necesidades de análisis.