La mitad de las empresas utiliza un proceso manual para gestionar sus gastos de empresa. Y más de un tercio desconoce el coste de procesar un único informe de gastos. Éstas son algunas de las conclusiones que pone de manifiesto el estudio sobre Tendencias de Travel & Expenses basado en 515 entrevistas a profesionales de finanzas de todos los sectores.
En el nuevo contexto de digitalización, la perspectiva y los indicadores de referencia para la gestión de gastos de las empresas implican una renovación, la evolución hacia otro proceso, más acorde con la automatización de gastos y de cuentas por pagar.
Analizando el Informe de Tendencias de Travel & Expenses, vemos que las empresas apuestan, cada vez más, por la simplificación del proceso de gestión de gastos. Mejorar el flujo de efectivo y ganar en agilidad y eficiencia para los empleados y supervisores de finanzas, son los principales motivos por los que las organizaciones se están poniendo las pilas con la digitalización.
La irrupción del teletrabajo en la mayoría de empresas ha dejado a la luz las deficiencias de los sistemas manuales utilizados hasta ahora. Asimismo, el 85 % de las organizaciones encuestadas aseguró su previsión de incorporar soluciones basadas en la nube en el plazo de un año.
Las estadísticas son evidentes. El tiempo que dedican las grandes empresas a crear, aprobar, reembolsar, imprimir, entregar y enviar por correo los informes de gastos, supone la mayor parte de los costes de gestión de gastos. Por lo que no saben, ni han probado, cuánto podrían mejorar el proceso.
Como vemos, más de la mitad de empresas (el 52%) todavía utiliza un sistema manual para la gestión de gastos. Un porcentaje muy considerable a pesar de los inconvenientes que esto implica: inconcreción en la visibilidad de los gastos, altos costes, aplicación deficiente, falta de control, plazos de reembolso demasiado largos, etc.
En lo que respecta a los gastos de viaje y representación, el 78% de las empresas encuestadas dispone de unas políticas específicas para esta finalidad, pero más de un tercio de las organizaciones utiliza procesos manuales para la revisión de los informes de gastos. Las auditorías manuales otorgan a las empresas un carácter de vulnerabilidad frente a los posibles fraudes o gastos excesivos que pueden evitarse con el cambio hacia la digitalización.
Motivos y recomendaciones hacia la digitalización
Vistas las tendencias a tener en cuenta para este año, también cabe destacar algunos de los motivos favorables al cambio hacia la digitalización:
- Simplificar el proceso de gestión de gastos y facilitar el uso para los empleados y supervisores financieros.
- Mejorar la funcionalidad y accesibilidad móviles para las personas que viajan por negocios y los índices de cumplimiento de los empleados.
- Proporcionar una solución que se pueda gestionar desde cualquier lugar
- Automatizar la gestión de gastos.
- Mejorar la auditoría y la creación de informes y los análisis sobre el gasto de T&E.
- Integrar con sistemas de finanzas y recursos humanos.
- Generar capacidades de pago y reembolso.
- Obtener información y más datos sobre los gastos de las empresas.
- Gestionar mejor el flujo de efectivo para proporcionar flexibilidad para un futuro incierto.
- Ganar en agilidad y eficiencia durante el proceso de gestión gracias a la digitalización.
Para terminar, te dejamos cinco recomendaciones para los empleados y directivos de finanzas que quieren reorientar su gestión hacia la digitalización de procesos:
- Comparar los procesos de gestión de gastos para optimizarlos y céntrarse en áreas que requieran mayor atención. Puedes conseguirlo a través de parámetros básicos de gestión del gasto como el coste medio de procesamiento de un informe de gastos y el tiempo que se pierde para reembolsar a los empleados.
- Implantar controles inteligentes. Vuelve a asumir el control del proceso de gestión de gastos actualizando tu política de viajes y ofreciendo a los empleados un curso de actualización; revisando periódicamente el rendimiento del presupuesto mediante el análisis de datos y entendiendo la forma en que se emplea el dinero. Garantiza las compras con los proveedores preferentes con el uso de la tecnología. Automatiza la revisión de los informes en relación con los gastos no incluidos en la política.
- Automatizar todos los aspectos del proceso de gestión de gastos. Evita ineficiencias con la implantación de una única herramienta específica para digitalizar y simplificar el proceso de gestión de gastos, desde la reserva previa hasta la conciliación de pagos.
- Trabajar para conseguir una total visibilidad. Trabaja con una solución que facilite información en tiempo real sobre los gastos corporativos en toda la empresa.
- No te quedes atrás. Las organizaciones que llevan el total control de los gastos corporativos están mejor preparadas para adaptarse a las condiciones del mercado, sujetas siempre a constantes fluctuaciones económicas, y saben aprovechar oportunidades que ayudan a sobrellevar la recuperación de la situación actual.