La sociedad progresa y las innovaciones van siendo cada vez más importantes: cambios en la sociedad, cambios en las tecnologías, ¿y en las empresas? Estos hechos son una oportunidad empresarial: las entidades tienen a su servicio un gran número de sistemas concebidos para agilizar sus procesos, ahorrándoles gastos a la vez que tiempo. Una de estas innovaciones afecta a la forma en la que las compañías gestionan, tradicionalmente, sus gastos durante los viajes, y es la que vamos a tratar en este artículo.
Existen numerosas formas de pago, pero aún hoy en día, lejos de lo que pudiera parecer, muchas de ellas se decantan por hacer que sus empleados realicen todos sus pagos en efectivo durante sus viajes de empresa. Esta forma de pago no es práctica e implica muchos inconvenientes, tanto para el viajero como para el responsable de viajes corporativos de la compañía:
- El viajero debe pagar siempre en efectivo y guardar los tickets
- En consecuencia, debe llevar metálico con él, por lo que existe riesgo de robo.
- Requiere de adelantos por parte de la empresa o del propio empleado.
- La tarea de gestión y control de los gastos resulta más complicada para la empresa.
- Los fraudes pueden producirse fácilmente.
Otra forma de pago son las tarjetas corporativas que se conceden a los empleados; terminan con parte de los inconvenientes listados anteriormente, si se trata de una empresa pequeña o media. Sin embargo, si hablamos de los gastos efectuados antes del viaje, en la agencia de viajes, para el departamento de contabilidad la tarea de control y gestión del pago sigue siendo complicada y ardua. ¿La solución? Una innovación tecnológica: una tarjeta de crédito sin emisión de plástico que permite centralizar todos los pagos y conciliarlos con la factura de la agencia de viajes. Con este sistema, se agiliza la gestión y la tarea de registro de gastos, beneficiando tanto al responsable de viajes de la empresa como al viajero.
Con una tarjeta sin emisión de plástico pueden ser pagados todos los servicios que se prestan a los empleados desde la agencia de viajes, haciendo necesaria la tarjeta corporativa solo para los gastos durante el viaje. De esta manera, la tarea de control contable y de clasificación se vuelve mucho más fácil y práctica.
Ventajas de una forma de pago de viajes de empresa centralizada
Una tarjeta corporativa sin emisión de plástico brinda un gran número de ventajas sobre las formas de pago tradicionales, proporcionando control y ahorro. Uno de los mayores atributos con los que cuenta es que proporciona información agrupada recogida en un extracto comparado con la factura de la agencia de viajes. También puede llevar consigo una cobertura de seguros de viajes, tanto para asistencia o accidente y además es una forma de pago es flexible que se adapta a las necesidades de cada empresa.
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