Si por algo se ha caracterizado 2020 ha sido por las curvas. Sí, desde marzo, todos hemos estado más que pendientes de sus ascensos, de sus fases meseta y de sus descensos. Y seguimos muy atentos a su evolución. Ahora bien, aunque la curva relativa a la situación sanitaria es la prioritaria, más curvas son y serán objeto de nuestra atención. Pues para la economía, en general, y para las finanzas en concreto, podemos decir que también ‘vienen curvas’.
Y es que las consecuencias económicas que ha traído consigo la emergencia sanitaria, muy probablemente, traigan también consecuencias a la marcha y a los resultados económicos de muchas compañías que, para ‘controlar’ dichas curvas en sus resultados, tendrán que controlar también con mayor precisión los gastos con el objetivo de optimizar costes al máximo.
Este control por parte de los equipos del área financiera de la empresa debe dirigirse a la optimización y rentabilidad. Para ello, todo lo que contribuya a simplificar la conciliación de facturas, disminuir el fraude, eliminar gasto no autorizado, y a analizar de forma sistémica todos los gastos tornará la dirección de la curva a favor de los resultados de la empresa.
Conciliación de facturas, gastos corporativos y fraude
Es por todos conocido los problemas de conciliación de gastos y facturas en las empresas, en muchas ocasiones responde a descuidos o retrasos, en otras, a tickets traspapelados con más o menos intención. Pues, esa acción, constituye fraude interno en una compañía. Sí, se refiere al conjunto de acciones por las que los trabajadores de una empresa ‘inflan’ las notas de gastos, lo que puede suponer un perjuicio para la empresa.
Tengamos en cuenta algunos datos, según el último informe de Captio sobre fraude interno en la gestión de gastos de las empresas, el coste económico para éstas supone 676,56 euros anuales de media por trabajador. Esto no afecta solo a la cuenta de resultados económicos, sino que también, por ende, reduce la competitividad de la compañía, ya que, para equilibrar resultados, las empresas se ven obligadas a, por ejemplo, a elevar los precios de sus productos o servicios.
Asimismo, se dificulta la adecuada toma de decisiones estratégicas de la empresa, ya que, si las cifras que se manejan no son ‘reales’, las decisiones que se tomen pueden no ser las adecuadas. Igualmente, si esta falta de control trasciende, afectará de modo negativo a la reputación de la compañía, lo que puede traer importantes consecuencias al generar pérdida de confianza por parte de inversores, clientes y proveedores.
El volumen de fraude interno suele ir muy en consonancia, no solo con el nivel de control ejercido por la compañía, sino por la percepción que los trabajadores tienen del mismo. Esto, según el informe de Captio, suele ocurrir debido a que “que los procesos de análisis y revisión de los gastos reportados son tradicionalmente lentos y costosos, y los encargados de la supervisión a menudo trabajan tomando solamente una muestra del conjunto de notas de gasto recibidas o realizando análisis demasiado superficiales que no llegan a la raíz”.
Adicionalmente existe la posibilidad de que fuerzas ajenas a la compañía, concretamente grupos delictivos, se dediquen a “robar” números de tarjeta de pago de la web para utilizarlos de forma fraudulenta.
Tarjetas virtuales para pagos empresa-proveedor
Visto lo expuesto, cada vez son más las compañías que se dotan de herramientas dirigidas a minimizar estas desviaciones internas y externas, tales como, por ejemplo, softwares, apps, programas de gestión, incluso las tradicionales hojas de gastos en Excel. Otra opción es el establecimiento de sistemas de pagos centralizados. Como sabes, en Diners Club Spain, ofrecemos este tipo de servicio financiero para los gastos relativos a los viajes de negocios de las compañías.
Entre todas estas opciones, aparecen también las tarjetas virtuales. Tarjetas prepago, tarjetas virtuales para empresas, números de transacción única… son muchos los nombres que engloban este tipo de servicio pero, ¿qué son exactamente? Nos referimos a tarjetas que disponen de la misma numeración que las tradicionales, fecha de caducidad y CVV. La diferencia es que son “virtuales” porque no se emiten con plástico, sólo existe la numeración.
Hoy en día estas tarjetas se han convertido en una de las formas más seguras para compras online, por diferentes motivos: Disponen de un importe máximo de gasto que nunca se podrá superar, tienen una fecha de validez estipulada, después de la cual quedan inutilizables y protegen el medio de pago centralizado de la empresa. En este sentido, reducen al mínimo el fraude externo. Pero también son una perfecta herramienta para la gestión de todo tipo de gastos y reducción del fraude interno, debido a que simplifican enormemente la conciliación de facturas y en la información adicional que contienen, se pueden incluir perfectamente la finalidad del pago y el beneficiario del mismo. Entre otras de sus muchas ventajas, las tarjetas virtuales terminan con los adelantos a empleados y establecen un importe máximo a gastar, terminando así con el exceso de gasto no autorizado.
Ante esta realidad, convenimos en que el control del fraude y la optimización de gastos corporativos pasa por soluciones de pago cada vez más innovadoras. Que permiten un exhaustivo análisis de los datos y aportan seguridad a la empresa. Así, ayudarán a la eficiencia en el control y, por tanto, a la rentabilidad de la empresa. En Diners Club Spain no solo seguimos la senda de la innovación, sino que pronto la encabezaremos presentando una innovadora solución basada en números de tarjeta virtuales. Muy pronto, novedades.