La tecnología y la digitalización aplicadas a la gestión de gastos corporativos aporta una serie de beneficios, tanto a las empresas como a sus empleados. Y los gastos de los viajes de negocios no escapan a esta afirmación. Según el Informe de tendencias en gestión de viajes y representación 2020, elaborado por Captio, que confirma este hecho. Entre otras conclusiones, de él se desprende que la tecnología aplicada a las labores vinculadas a la gestión de viajes y a los gastos relacionados con estos, no solo mejora el proceso, sino que también incrementa la productividad de los trabajadores.
El estudio, realizado mediante una encuesta a cerca de 600 profesionales de las áreas financieras de empresas clientes de Captio, apunta que las dos grandes ventajas que aporta la digitalización centrada en la gestión de gastos de viajes son: la reducción del tiempo en pasar los gatos y crear informes, así como en los reembolsos, y la contribucion al cumplimiento de las políticas de viajes por parte de los viajeros.
Pero, además, la digitalización ha traído a nuestros días multitud de ventajas que abren nuevas puertas ante la situación actual provocada por el Covid-19. En este sentido merece la pena renfocar las políticas de viajes para hacerlas más efectivas.
Una política de gastos, clave en los viajes de negocios
Ahondando en los beneficios de la digitalización para definir la política de gastos dentro de esta, lo más aconsejable es realizar un riguroso análisis sobre el objetivo que nos marcamos al elaborar la política, el gasto que se invierte en viajes de negocios y el tiempo que conlleva gestionar esos gastos, si se trabaja con la figura del travel manager dentro de la compañía, si se trabaja con agencias u otros proveedores de servicios vinculados a los viajes, así como las posibles adaptaciones de las políticas en función de cada país.
Una vez realizado el análisis se definirán umbrales de costes (billetes, alojamientos, dietas…) según perfil de viajero, los métodos de pago que deberán emplear estos, especificaciones concretas relativas a viajes internacionales y establecer un sistema de aprobaciones.
Asimismo, antes, durante y después de la definición de la política de viajes es primordial, quizá el factor más determinante, mantener una escucha activa con los empleados, sobre todo, con aquellos con más movilidad por cuestiones de trabajo, y más aún en contextos como el que estamos viviendo dada la situación de emergencia sanitaria a escala mundial. Es importante atender a las demandas que estos viajeros realicen, así como a las recomendaciones que en este sentido se den desde el sector. No solo para garantizar la seguridad -aspecto primordial- sino también para generar esa sensación de seguridad en el viajero. Y es que, este aspecto subjetivo, resulta tan importante como contar con todas las medidas objetivas de seguridad.
Políticas de viajes de negocios post covid
Así, quizá la lección más importante extraída de la situación de emergencia sanitaria vivida en estos meses, en lo que a políticas de viaje se refiere, es el refuerzo de todas las políticas dirigidas a contemplar el duty of care de la empresa sobre el viajero, ante situaciones similares que puedan darse, pero no solo en el futuro, sino también ante los «rebrotes».
En este sentido, es necesario definir de forma estricta quién viaja, cómo lo hará y en qué momento, así cómo definir las necesidades que puedan darse ante el desplazamiento y cómo dar respuesta a las mismas. Asimismo, se deberán establecer criterios que argumenten el sentido de los viajes que se realicen en escenarios como el dado por la emergencia sanitaria, atendiendo a su necesidad, duración, periodicidad, procedimientos de autorización y, muy importante, seguimiento de esos viajes.
Igualmente, la seguridad deberá reforzarse también, mediante el establecimiento de protocolos de actuación ante imprevistos, emergencias, etc. En esta línea están surgiendo diferentes medidas como son: herramientas de geolocalización y comunicación con el empleado que viaje por negocios, aplicaciones de rastreo de contagios que ya están disponibles, medidas de higienización complementarias, como puede ser el caso de los vehículos de alquiler, mediante tratamiento de ozono, o protocolos de actuación que certifican hoteles y establecimientos libres de covid.
Aspectos que serán la clave, porque hoy, más que nunca, control y seguridad son determinantes ante el nuevo ‘despegue’ de los viajes de negocios.