Según un estudio realizado por Captio junto con la Asociación Ibérica de Business Travel (IBTA), la figura del Travel Manager español está representada en su amplia mayoría por mujeres (79% frente al 21% de hombres). Generalmente tiene más de 10 años de experiencia en el sector y cuenta con estudios superiores (licenciatura y estudios de posgrado o máster de especialización).
Este es el perfil más extendido dentro del travel management en nuestro país. Pero ¿qué cualidades ayudarán a un Travel Manager a desarrollar bien sus funciones dentro de la compañía? ¿Qué características son deseables para los profesionales que deben controlar y gestionar los viajes de toda la empresa? A continuación te contamos 5 que son imprescindibles:
- Meticulosidad. La labor del Travel Manager es garantizar una gestión eficiente de los viajes corporativos, de tal forma que resulten rentables para la empresa y cómodos para el viajero. Esta organización es complejísima y pasa por dejar tan atado como sea posible hasta el último detalle de todo lo que gire en torno al viaje de empresa: las normas de viaje de una empresa (clases de vuelo permitidas, límites de gasto en hoteles, clases de coches de autorizados, dietas máximas por día, etc.), el flujo de autorización de un viaje, el proceso de reserva del viaje, la interlocución con la agencia de viajes, la negociación de las tarifas corporativas con los proveedores de viaje, etc. La correcta gestión del Travel Manager también debe contemplar todas las necesidades que puedan surgir a los viajeros durante sus desplazamientos: la petición de visados para países que así lo requieran, la gestión de imprevistos en destino, la ubicación idónea de los hoteles, un correcto servicio por parte de los proveedores, etc. De esta forma, se evitarán nuevos costes que no estén incluidos en el Plan de movilidad inicial, contribuyendo a un control de gastos más eficiente y a un viajero satisfecho. El trabajador en desplazamiento tendrá cubiertas todas las casuísticas que puedan afectar a su viaje. Cuanto menos tenga que improvisar, más cómoda será su labor y mayor será su motivación para seguir viajando para la empresa.
- Capacidad analítica. Una labor primordial del Travel Manager es el control de los gastos de viajes, que consiste en supervisar que los viajeros estén respetando las normas de viaje y no sobrepasen el presupuesto disponible. Con las herramientas de análisis correctas, el Travel Manager también puede detectar potenciales de ahorro y establecer una estrategia de negociación de tarifas con diferentes proveedores.
- Dotes de coordinación y organización: el mundo de los viajes tiene varios actores. La agencia de viajes, el hotel, el avión, el coche de alquiler, por una parte. El departamento de Compras, de RRHH, de Finanzas, por otra. Hay que ser capaz de poder coordinar la labor y los requerimientos de todos los intervinientes según las necesidades de la empresa.
- Capacidad de trabajar bajo presión: a veces se junta todo: un congreso, varios altos directivos exigiendo un trato especial, quejas por parte de empleados… Un gestor de viajes tiene que ser capaz de combatir el estrés y mantener la calma cuando se dan picos de actividad.
- Flexibilidad. Aunque haya desarrollado un plan de movilidad exhaustivo que contemple hasta el último detalle, las cosas no siempre salen como el Travel Manager espera (la tan conocida Ley de Murphy). Es por eso que la flexibilidad es una cualidad que le ayudará a resolver problemas y, en muchos casos, a no frustrarse ante imprevistos. Ser flexible y resolutivo con los compañeros y con los proveedores de servicios contribuirá a que las relaciones sean más fluidas y a solventar mejor las posibles incidencias.
Si a estas cinco cualidades deseables en todo Travel Manager le añades una actitud positiva y proactiva, ya tienes el perfil más eficiente para la gestión de viajes.