En el transcurso de la actividad empresarial, es bastante usual que a la plantilla le surja la necesidad de desplazarse de un momento a otro. Desde la asistencia a un evento de relevancia con el que en un principio no contábamos hasta el cierre de un contrato de vital importancia para el negocio, son muchos los motivos que pueden dar lugar a viajes de empresa de última hora.
El travel manager debe estar siempre preparado para este tipo de viajes sorpresa. Para ello, es recomendable disponer de un plan de acción que contemple todos los pasos a seguir y los puntos que no se pueden olvidar teniendo en cuenta que el tiempo juega en contra. Estos son los factores que más influirán:
- Tiempo. Esta es la variable que más va a condicionar la actuación del travel manager, que debe hacer una gestión de la información en el menor tiempo posible. Solo así conseguirá un mayor margen de maniobra para hacer todo dentro de plazo. No obstante, aunque el poco tiempo disponible puede ser un inconveniente a priori, a veces también puede significar una ventaja para encontrar de ofertas de última hora. Estas compensarán las penalizaciones sobre el presupuesto que supondrán otros factores debido a la urgencia.
- Presupuesto: marcará en buena medida los márgenes de actuación para la realización del viaje, dándonos una visión más ajustada de las alternativas disponibles. Una vez establecida la cantidad con la que contamos para el proyecto, debemos ser ágiles en la aplicación de cada partida a las diferentes necesidades del viaje. El desplazamiento posiblemente se llevará una parte importante, ya que las tarifas se encarecen conforme se acerca la fecha.
- Preferencias del viajero. La comodidad del trabajador debe ser uno de los principales objetivos del Travel Manager, por eso sus preferencias también serán importantes a la hora de gestionar el viaje. Por ejemplo, si el tiempo es muy limitado y no hay disponibilidad de vuelos, es probable que el viajero prefiera utilizar su coche particular para desplazarse. Estas decisiones influirán en los requerimientos del viaje, ya que, en un caso como el anterior, habrá que buscar una plaza de aparcamiento y valorar el kilometraje en lugar de buscar otras alternativas para el traslado, como taxi, tren u otros transportes públicos.
Otros factores que contribuirán a obtener unos resultados satisfactorios en la realización del viaje:
- Colaboradores frecuentes. Para optimizar el presupuesto, y dado que la urgencia no nos va a dar mucho margen a la negociación de precios, será conveniente contar con una agenda de colaboradores frecuentes y de confianza que puedan darnos soporte en las mejores condiciones.
- Disponibilidad de una persona de contacto. Con las prisas en la organización del viaje puede que se queden cabos sueltos o cuestiones sin resolver, por eso será importante que, especialmente en estos viajes de última hora, siempre haya una persona disponible con la que el viajero pueda contactar si surge algún imprevisto durante el viaje. En este sentido, puede ser interesante dejar la planificación en manos de una agencia de viajes, ya que muchas de ellas ofrecen atención 24 h para determinados servicios.
En el travel management, es frecuente que surjan estas necesidades de preparar viajes a contrarreloj. Por eso la capacidad resolutiva de los profesionales será la que más valor aporte tanto al viajero como a la propia empresa.