Si eres novel como viajero de negocios, seguro que aún andas a vueltas con los gastos que conlleva. Si continúas leyendo esta entrada de nuestro blog, pasarás de ‘novel’ a ‘Nobel’ en lo que a gastos de viaje y representación se refiere. En este sentido, es importante saber qué la diferencia radica en el fin del gasto. Los gastos de representación son los derivados de representar a la compañía ante clientes o proveedores. Por su parte, los gastos de viaje son aquellos que se vinculan al desempeño de la acción comercial
- Gastos de representación son los gastos vinculados a captar y fomentar la relación con ellos.
- Gastos de viaje son los relacionados con los desplazamientos u operativa de trabajo de la compañía.
Gastos de representación
Se destinan a que el empleado represente, impulse o consolide la imagen o la relación de la empresa ante clientes o proveedores. El objetivo, obtener un beneficio comercial y empresarial, mejorando el posicionamiento tanto de la empresa como de sus trabajadores en el mercado.
La legislación contempla este tipo de gastos en la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio (LIRPF), así como en la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades, que establece, entre otras cuestiones, los gastos de representación deducibles y los que no lo son.
Ejemplos de gastos de representación serían los derivados de una reunión con un cliente, un regalo de empresa o una invitación en un restaurante, entradas a espectáculos o inscripciones a conferencias o talleres, entre otros.
Gastos de viajes y desplazamientos
Estos gastos son los relativos a las actividades profesionales de un empleado en un lugar distinto del centro habitual donde desarrolla su actividad. Por ejemplo, los gastos que surgen del desplazamiento de un empleado a las oficinas de un cliente para ofrecerle una formación o los gastos derivados de la visita que un técnico haría para solucionar un problema.
En este tipo de gastos se incluyen los vinculados al transporte, al alojamiento y a la manutención.
Gastos de representación deducibles
Conforme a las leyes anteriormente citadas, los gastos de representación tienen una regulación específica en el marco legal español. De hecho, la Ley del Impuesto sobre Sociedades especifica los gastos de representación deducibles: los que son y los que no lo son.
Así, según esta ley, los gastos de representación deducibles son aquellos marcados como necesarios para la actividad de la empresa y para generar ingresos a la misma. De ahí la importancia de que la empresa marque con claridad la diferenciación de estos gastos con los de viajes.
Con ello, la Ley del Impuesto de Sociedades establece como gastos de representación deducibles:
- Los derivados de relaciones públicas con clientes y proveedores.
- Los efectuados para promocionar, de forma directa o indirecta, la venta de bienes o la prestación de servicios.
- Los realizados conforme a los usos y costumbres respecto al personal de la empresa.
- Los que se encuentren correlacionados con los ingresos.
Algunos ejemplos concretos serían:
- Los gastos derivados de estancias de clientes en hoteles.
- Invitaciones en restaurantes para la captación de clientes.
- Inscripciones en cursos, talleres, conferencias o actividades similares.
- Regalos de empresa, siempre que se encuadren dentro de un límite razonable.
- Entradas a espectáculos deportivos, de ocio o culturales.
- Invitaciones a experiencias relacionadas con el bienestar.
Luego, será la Agencia Tributaria quien determine si esos gastos son deducibles. En cualquier caso, es importante tener en cuenta por parte de la empresa que el importe anual destinado a gastos de representación deducibles no puede ser superior al 1 por ciento del importe neto de la cifra de negocios en ese mismo ejercicio.
Del mismo modo, la presentación de esos gastos debe seguir unas pautas marcadas por la Agencia Tributaria para que puedan deducirse.
- El justificante debe cumplir una serie de requisitos formales.
- Debe ser imputable de forma contable.
- Debe estar contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio.
- Ha de ser imputable temporalmente y estar justificado en base a alguna documentación (facturas completas, recibos, nóminas, etc.).
Gastos de representación no deducibles
La Ley del Impuesto de Sociedades establece como no deducibles los siguientes gastos de representación:
- Los que representan una retribución de los fondos propios
- Los que derivan de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades.
- Las multas y sanciones (penales o administrativas),
- Los recargos del periodo ejecutivo.
- El recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo.
- Las pérdidas del juego.
- Los gastos de actuaciones contrarias ordenamiento jurídico.
- Los donativos y liberalidades, es decir, los gastos que no son necesarios para el funcionamiento de la empresa o su actividad comercial).
- Las dotaciones para planes y fondos de pensiones.
- Las operaciones realizadas, de forma directa o indirecta, con personas o entidades residentes en países o territorios calificados como paraísos fiscales o que se paguen a través de personas o entidades residentes en estos, excepto que el contribuyente pruebe que el gasto devengado responde a una operación o transacción efectivamente realizada.
Fiscalidad de los gastos de representación
IRPF y gastos de representación
La fiscalidad correspondiente al IRPF de estos gastos viene regulada por la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
Según la legislación, cuando son los propios trabajadores quienes soportan ese desembolso, no están obligados a reflejarlo en la declaración del IRPF. El motivo es que, al no haber ganancia personal, no se imputa como ingreso y tampoco como gasto deducible.
Para justificar los gastos de representación y pedir la devolución del importe adelantado, lo que ocurre en general es que los trabajadores cumplimentan una hoja de gastos similar a la de los gastos de viaje.
En el caso de los autónomos, que declaran el IRPF por el régimen de estimación directa, pueden desgravar más o menos lo mismo que las empresas en el Impuesto de Sociedades. No obstante, los autónomos que se rigen por módulos no pueden, dado que pagan una cuota fija.
IVA y gastos de representación
El IVA de los gastos de representación también puede recuperarse, aunque la normativa es muy estricta. Por un lado, resulta imprescindible que los conceptos estén vinculados a la actividad económica desarrollada por la empresa o el profesional autónomo. Asimismo, los importes que no sean razonables no suelen admitirse.
También es fundamental contar con la factura original completa. No basta con el ticket o factura simplificada.
Con todo ello, desde Diners Club Spain esperamos que esta entrada de nuestro blog te resulte útil. Recuerda, ¡de novel a Nobel! Sobre todo, en lo que respecta a los gastos de representación deducibles.