Preguntas frecuentes Procurement Account

Es la solución de pago que centraliza todos los gastos en comercios electrónicos de la empresa. 

Con la Procurement Account, la empresa genera una tarjeta virtual para cada compra online. Estas tarjetas virtuales serán configurables para la empresa, pudiendo así definir las limitaciones de vigencia e importe. 

Este producto es indicado para hacer pagos a proveedores de forma sencilla, con múltiples beneficios adicionales: 

• Onboarding: Simplificación del proceso de alta de nuevos proveedores en la empresa.  
• + Seguridad: Las tarjetas virtuales están limitadas a las actividades definidas por la empresa, con vigencia y límite de gastos según la necesidad.  
• + Financiación: Según el plazo de pago acordado con Diners Club Spain. 
• + Información: Detalle de los pagos para generar informes y analizar los gastos en longtail de la empresa. 
• ERP: Automatización de procesos a través de integración de datos en el sistema de liquidación de gastos.  
• Centralización y Control: Independientemente de qué departamento o usuario esté efectuando los pagos dentro de la empresa. 
• Trazabilidad: Fácil conciliación de los pagos con el número  de la tarjeta virtual. 

Se pueden realizar pagos con la Procurement Account a cualquier proveedor que acepte pagos con tarjeta de la red Mastercard. 

Tras cierre de extracto, según el plazo de pago negociado con el cliente.  

Las tarjetas son emitidas en Euros, pero se puede pagar en cualquier otra divisa, aplicando los tipos de cambio.  

La contratación del producto se realiza mediante un gestor comercial de Diners Club Spain. Para contactar con un gestor comercial, se puede enviar un email cdempresas@dinersclub.es o llamar al teléfono +34 91 211 43 00. 

Para la contratación del servicio de la Procurement Account, es necesario: 

• Firma del contrato de cliente 
• Firma del anexo por cuenta 
• Rellenar el formulario con los grupos de actividad a los que se quiere limitar la cuenta 
• Asignar administrador para la cuenta 
• Aportar la documentación estándar necesaria para el alta de una empresa nueva 
• Revisar con Leticia (alta administrador/es, FIC, SEPA B2B, poderes, cuentas anuales, etc.) 

Para generar tarjetas virtuales, el usuario debe acceder en primer lugar al portal “Atrium 2” identificándose con usuario y contraseña. 

A continuación, el usuario debe acceder al apartado “Generar tarjetas virtuales” dónde se abre una pantalla y tendrá que seguir los pasos para la creación de una tarjeta virtual.

El cliente puede acceder al apartado “Consulta de autorizaciones”, donde puede consultar si un pago ha sido aceptado o denegado, y en caso de ser denegado, podrá ver el motivo de rechazo del pago.

Las tarjetas virtuales pueden ser de uno o múltiples usos.

Además, en caso de que la tarjeta sea de múltiples usos, se puede establecer un número máximo de operaciones a nivel periódico: diario, semanal o mensual. 

El usuario puede establecer los siguientes controles a la hora de crear la tarjeta virtual: 

• Se puede elegir que la tarjeta virtual sea de un único uso o de múltiples usos. 
• Se establece el periodo de validez que se desee. 
• Se puede establecer un importe máximo de la tarjeta virtual. 
• En caso de que la tarjeta sea de múltiples usos, se puede establecer un importe máximo o/y un número máximo de operaciones a nivel periódico: diario, semanal o mensual. 

Desde el propio portal de tarjetas virtuales Atrium 2, el cliente puede realizar diferentes consultas: 

• Consulta de tarjetas virtuales: Búsqueda de las tarjetas virtuales con diferentes criterios (cuenta, status, número de tarjeta virtual, referencia, etc.). Al pulsar sobre la tarjeta virtual, se podrá acceder a los detalles de pago de la tarjeta. 

• Historial de gestión de la tarjeta virtual: Visualización de los usuarios que han interactuado con una tarjeta virtual y de qué manera, y el resultado de cada acción que se haya realizado sobre esa tarjeta virtual. 

• Consulta de autorizaciones: Visualización de las operaciones de pago de las cuentas asignadas al usuario, y el resultado (autorizada / denegada). 

• Informes: Dashboards e informes detallados de los gastos efectuados a nivel de cuenta y tarjeta virtual 

Todas estas consultas son exportables a CSV y Excel. 

Desde el Portal Atrium 1 el cliente puede consultar las operaciones liquidadas: 

• Consultas de operaciones: Búsqueda a nivel de cuenta o tarjeta virtual para visualizar las operaciones liquidadas (facturadas o pendientes de facturar). 

• Descargas de extractos: Extractos de cuenta en pdf y csv. 

Los extractos se cierran los días 10, 20 o último día del mes y el cliente recibe el extracto a cierre del extracto.

El cliente puede acceder al apartado “Consulta de autorizaciones”, donde puede consultar si un pago ha sido aceptado o denegado, y en caso de ser denegado, podrá ver el motivo de rechazo del pago. Entre otros, los motivos pueden ser:  

• Importe a pagar excede el límite de la tarjeta 
• Fecha de pago no se encuentra en el rango de validez de la tarjeta 
• Se ha alcanzado el límite total de la tarjeta. 
• La tarjeta ha caducado.  
• Se ha excedido el límite de la cuenta 
• CVV2 erróneo 
• Fecha de caducidad errónea 
• Establecimiento no permitido

No existe problema en el caso de utilizar un importe menor al importe máximo permitido para la tarjeta virtual. 

En caso de que un usuario existente deje de trabajar para la empresa, el administrador podrá darlo de baja directamente desde el portal en el apartado “Edición de Usuario”.

En caso de que el destinatario no recibiera el correo con los datos de la tarjeta virtual, (?)

El administrador puede asignar un límite máximo de importe de tarjeta virtual para el usuario. 

Podrá modificar el límite de la tarjeta en el apartado de ¨Edición de tarjetas virtuales¨, siempre y cuando éste esté dentro del límite máximo que se le ha asignado como usuario.  

El usuario debe introducir el código único que recibirá mediante SMS siempre que se genere una nueva tarjeta virtual, sin importar que haya generado una tarjeta previamente. Se trata de una medida de seguridad para evitar la generación indebida de tarjetas virtuales.